Системы управления электронным документооборотом

| | |- формирует различные журналы и отчеты, имеет внутреннюю |

| | |почтовую систему; |

| | |- предоставляет возможность удаленной работы с системой |

| | |через обычное рабочее место пользователя или через |

| | |"тонкого" клиента (MS Internet Explorer); |

| | |- позволяет проводить удаленное администрирование системы; |

| | |- обеспечивает безопасность работы через Интернет с помощью|

| | |специального модуля для идентификации пользователя. |

|Евфрат|Cogniti|Предназначена для организации документационного обеспечения|

| |ve |управления. Версия "Евфрат @Soho" реализует электронный |

| |Technol|архив. Она обеспечивает ввод и поиск нужных документов; |

| |ogies |позволяет создавать и вести электронные архивы документов |

| | |самых различных типов, даже аудио и видео; хранить |

| | |скаченные из Internet страницы. |

| | |Версия "Евфрат Office" - это универсальная система |

| | |управления документами, позволяющая работать как с |

| | |бумажными документами, так и с электронными документами и |

| | |формами. Система поддерживает функции ввода, регистрации, |

| | |просмотра, поиска, экспорта, печати документов, а также |

| | |создания электронных архивов, отчетов и обеспечения |

| | |контрольно-исполнительской дисциплины. |

| | |Для обеспечения коллективной работы реализована архитектура|

| | |"Евфрат Client Server. |

|1С-Арх|1С |Система управления документами масштаба предприятия. |

|ив | |Предназначена для повышения эффективности коллективной |

| | |работы сотрудников с архивами электронных документов и |

| | |контроля исполнительской дисциплины. “1С:Архив” является |

| | |системой управления документами масштаба предприятия и |

| | |предназначен для повышения эффективности коллективной |

| | |работы сотрудников с архивами электронных документов и |

| | |контроля исполнительской дисциплины. |

| | |1С:Архив позволяет: |

| | |- организовать централизованное хранилище всех документов |

| | |организации, структурировать их по папкам-рубрикаторам и |

| | |обеспечить коллективный доступ сотрудников как по локальной|

| | |сети, так и по Интернет; |

| | |- выдавать поручения, выбирать исполнителей или группы |

| | |исполнителей, устанавливать контрольные сроки и |

| | |автоматически рассылать оповещения сотрудникам о |

| | |поступлении новых поручений; |

| | |- хранить все версии документов и вернуться в любой момент |

| | |времени к нужной версии или сравнить любые две версии |

| | |документов; |

| | |- проводить поиск как по реквизитам учетно-регистрационной |

| | |карточки, так и по содержанию (полнотекстовый поиск) с |

| | |учетом морфологии русского языка; |

| | |- управлять правами пользователей и устанавливать различные|

| | |права доступа к папка-рубрикаторам и содержащимся в них |

| | |документам для различных пользователей; |

| | |- использовать технологию "WebPortal" для динамической |

| | |публикации архивов документов в сети Интернет и обеспечения|

| | |доступа к документам с помощью обычных Web браузеров для |

| | |клиентов, удаленных офисов или сотрудников, работающих по |

| | |модему. |

Некоторые зарубежные системы документационного обеспечения.

|Систем|Произво|Краткое описание |

|а |дитель | |

|DOCS |Humming|Клиент-серверное приложение для работы с документами. |

|Open |bird |Hummingbird DOCS Open - это клиент-серверное приложение на |

| | |платформе Windows, позволяющее организовать |

| | |централизованное хранилище данных. Содержит развитые |

| | |средства поиска, организации совместной работы, контроля |

| | |версий и обеспечения безопасности. |

| | |- DOCS Open позволяет хранить, искать и управлять |

| | |документами. |

| | |- DOCS RM обеспечивает работу с записями, расширяет |

| | |возможности DOCS Open для управления жизненным циклом |

| | |документов. |

| | |- DOCS Routing расширяет возможности совместной работы |

| | |пользователей, позволяет отслеживать статус документов. |

| | |- DOCS Imaging облегчает перенос документов с бумажных |

| | |носителей в электронный формат и дальнейшую работу с ними. |

| | | |

| | |- DOCS Unplugged позволяет работать с документами с |

| | |использованием средств беспроводной связи (для деловых |

| | |поездок или в случае отсутствия доступа к сети). |

| | |- DOCS Development Kit - объектно-ориентированная среда для|

| | |создания пользовательских приложений для Hummingbird DOCS |

| | |Open. |

| | |- RocketLink for AutoCAD позволяет объединить AutoCAD с |

| | |DOCS Open для работы с чертежами, схемами, символами и т.п.|

|Panago|FileNet|Семейство программ для обеспечения работы с документами на |

|n | |крупных предприятиях. Программы семейства Panagon Content |

|Conten| |Services предназначены для создания, управления, |

|t | |обеспечения доступности и безопасности, а также для |

|Servic| |динамической работы с электронными документами. |

|es | |Основные реализованные возможности: |

| | |- централизованное хранилище документов обеспечивает |

| | |совместную работу над документами, контроль версий |

| | |документов, безопасность и своевременный доступ, |

| | |- легкость установки и поддержания работы, |

| | |- масштабируемость, |

| | |- встроенный механизм для обеспечения минимального времени |

| | |обработки запросов, |

| | |- 5 уровней безопасности, |

| | |- поддержка различных пользовательских интерфейсов, |

| | |- развитые механизмы поиска, |

| | |- поддержка создания и работы со сложными и составными |

| | |документами, |

| | |- поддержка работы с внешними документами, |

| | |- развитые средства администрирования, |

| | |- репликация, |

| | |- преобразование документов к различным типам данных, |

| | |- поддержка дополнительных физических средств хранения, |

| | |средств для обработки образов, средств для публикации в |

| | |Интернете. |

|Liveli|Open |Группа приложений для поддержки сотрудничества и управления|

|nk |Text |знаниями. Бизнес-приложения: |

| | |- Content Management |

| | |Livelink позволяет создавать объекты данных для хранения и |

| | |использования контента, фиксировать изменения и управлять |

| | |каждым компонентом структуры документов вплоть до |

| | |параграфов и секций, управлять взаимосвязями документов, |

| | |определять доступность объектов данных, автоматизировать |

| | |процесс создания пользовательских документов. |

| | |- Records Management |

| | |iRIMS от Open Text обеспечивает управление жизненным циклом|

| | |всех корпоративных документов и иной информации в бумажной |

| | |и электронной формах. Обеспечивает взаимосвязь с другими |

| | |приложениями по обработке информации, интегрируется с |

| | |электронной почтой и электронными системами управления |

| | |документами. Совместно с Livelink обеспечивает поиск, |

| | |совместную работу, управление документооборотом и рабочими |

| | |процессами. |

| | |А также: |

| | |- Corporate Library |

| | |- Customer Care |

| | |- e-Catalogs |

| | |- Engineering Change Mgmt. |

| | |- Enterprise Collaboration |

| | |- Extranets |

| | |- Human Resources |

| | |- Knowledge Management |

| | |- Learning Management |

| | |- Program Management |

| | |- Quality Management |

| | |- Sales and Marketing |

| | |- Skills Management |

|Hummin|Humming|Система управления контентом (для системы управления |

|gbird |bird |информацией на предприятии). Hummingbird DM превращает |

|DM | |информацию, хранящуюся в документах, в базу знаний фирмы. |

| | |Система позволяет систематизировать и управлять |

| | |корпоративными документами, обеспечивает совместную работу |

| | |с ними, обрабатывает запросы пользователей системы, а также|

| | |обеспечивает сохранность информации. |

| | |Администраторы Hummingbird DM могут конфигурировать |

| | |структуру контента, а также настраивать систему, структуру |

| | |хранилищ документов, формы документов, импортировать |

| | |метаданные, интегрировать систему с другими приложениями, |

| | |удаленно и централизованно настраивать интерфейсы |

| | |пользователей, управлять статусом документов. |

| | |Также может работать совместно с |

| | |- Hummingbird RM |

| | |- Hummingbird DM Extension for AutoCAD |

| | |- Hummingbird DM WorkFlow |

| | |- Hummingbird Imaging |

| | |- Hummingbird Web Publishing |

|Micros|Microso|Платформа для обмена сообщениями и организации совместной |

|oft |ft |работы. Microsoft Exchange Server служит платформой для |

|Exchan| |электронной почты, планирования работы групп, |

|ge | |сотрудничества, а также для приложений управления |

|Server| |документооборотом и маршрутизации документов. |

|2000 | |Microsoft Exchange 2000 Server, вместе с клиентом Microsoft|

| | |Outlook 2000, обеспечивает надежную, масштабируемую и |

| | |удобную в управлении инфраструктуру обмена сообщениями и |

| | |организации совместной работы, открывающей пользователям |

| | |доступ к базе знаний. |

| | |Microsoft Exchange 2000 полностью интегрирован с |

| | |операционной системой Microsoft Windows 2000 и предназначен|

| | |для организаций любого масштаба: от небольших организаций |

| | |до крупнейших территориально распределенных предприятий. |

| | |Современная система хранения веб-ресурсов Microsoft Web |

| | |Storage System позволяет объединить надежность и |

| | |масштабируемость Microsoft Exchange 2000 с доступностью и |

| | |открытостью Интернета, предоставляя тем самым как хранилище|

| | |знаний с развитыми возможностями, так и платформу для |

| | |бизнес-приложений. |

| | |Сервер конференций Exchange 2000 Conferencing Server |

| | |является платформой для полнофункциональных служб |

| | |информационных, аудио— и видеоконференций, что открывает |

| | |новые возможности для совместной работы. |

|Novell|Novell |Инструмент для передачи сообщений и организации |

|GroupW| |сотрудничества в среде one Net, а также для ведения |

|ise 6 | |совместной работы. GroupWise 6 - инструмент для передачи |

| | |сообщений и организации сотрудничества в среде one Net, а |

| | |также решение для ведения совместной работы. GroupWise 6 |

| | |повышает производительность труда в организации за счет |

| | |ускорения ответной реакции, расширения зоны сотрудничества,|

| | |обеспечения защищенного взаимодействия с поставщиками и |

| | |клиентами, а также благодаря предоставленной |

| | |администраторам возможности настраивать технологии в |

| | |соответствии с задачами и бизнес-целями. |

| | |Основные преимущества: |

| | |- повышение эффективности и ускорение ответной реакции |

| | |сотрудников организации (доступ к информации и расписаниям,|

| | |возможность легко и быстро связываться с сотрудниками); |

| | |- простота в управлении благодаря интеграции с последними |

| | |продуктами семейства сетевых служб Novell (единый каталог |

| | |NDS eDirectory и Novell DirXML); |

| | |- простота администрирования системы из любой точки, |

| | |используя для этой цели веб-браузер или беспроводное |

| | |устройство; |

| | |- высокая масштабируемость (Smart Caching - |

| | |интеллектуальное кэширование - позволяет администраторам |

| | |поддерживать большее число пользователей с помощью одного |

| | |сервера); |

| | |- обеспечение конфиденциальности и доступности информации |

| | |(инструменты аутентификации, поддержка отраслевых |

| | |стандартов Secure Sockets Layer (SSL), Secure Multipurpose |

| | |Internet Mail Extension (S/MIME) и Public Key |

| | |Infrastructure (PKI), служба Novell Cluster Services, |

| | |интеллектуальное резервирование и восстановление, контроль |

| | |многопотоковой базы данных); |

| | |- более простое взаимодействие через сеть (гибкие и |

| | |интегрированные функции передачи электронных сообщений, |

| | |групповое планирование, календарь, задания, поддержка |

| | |контактов и управление документооборотом для традиционных, |

| | |Web- и беспроводных клиентов, средства управления почтовыми|

| | |ящиками); |

| | |- расширенные функции управления документооборотом |

| | |(управление версиями, механизмы формирования отчетов, |

| | |инструментальные средства управления, полнотекстовое |

| | |индексирование и тесная интеграция с наиболее популярными |

| | |на сегодняшний день приложениями); |

| | |- поддержка Internet Message Access Protocol 4 (IMAP4), |

| | |Post Office Protocol 3 (POP3) и других стандартов, а также |

| | |Network News Transfer Protocol (NNTP) и Lightweight |

| | |Directory Access Protocol (LDAP). |

|Lotus |Lotus |Современное решение для управления документами в |

|Domino| |распределенной среде. Современное решение для управления |

|.Doc | |документами в распределенной среде. Domino.Doc основано на |

| | |распределенной Web-архитектуре. Domino.Doc являются |

| | |составной частью пакета программ IBM для управления |

| | |документами в масштабе предприятия (IBM Enterprise Document|

| | |Management Suite - EDMSuite). |

| | |Oсновные свойства и преимущества: |

| | |- все функции для управления документами (регистрация |

| | |входящих и исходящих документов, сохранение версий |

| | |документов, создание профилей документов, интуитивная |

| | |иерархия контейнеров, полномасштабные средства текстового |

| | |поиска и получения информации, работа с аудио- и |

| | |видеоданными, графическими образами и т.п.); |

| | |- безопасность и устойчивость(средства защиты и шифрования |

| | |промышленного уровня, средства идентификации пользователей,|

| | |средства RSA и SSL); |

| | |- простота установки (установка сразу после поставки, |

| | |немедленное создание удобной и безопасной рабочей среды, |

| | |определение группы, простой и понятный пользовательский |

| | |интерфейс); |

| | |- масштабирование (для распределенного предприятия, |

| | |поддержка технологий Интернет, интранет, экстранет, а также|

| | |мобильных и отключенных пользователей с использованием |

| | |репликации); |

| | |- открытость и расширяемость (возможность работы с |

| | |Web-браузерами, клиентами Notes и приложениями Windows, |

| | |совместимость со стандартом ODMA). |

|Docume|Documen|Система управления документами. Автоматизация |

|ntum |tum |документооборота и типовых бизнес-процессов на предприятии.|

|4i / |(Дистри|Система управления документами серии Documentum 4i |

|Управл|бьютер |позволяет решать широкий спектр задач автоматизации |

|ение |- |документооборота на предприятии, связанных с деятельностью |

|докуме|компани|различных подразделений, а также автоматизировать типовые |

|нтами |я |бизнес-процессы. |

|и |Докумен|Система |

|процес|тум |- обеспечивает полный набор функций для управления |

|сами |Сервиси|документами и процессами их обработки; |

|их |з) |- полностью обеспечивает возможность дальнейшего роста |

|обрабо| |системы, никак не ограничивая его по масштабируемости; |

|тки | |- может быть интегрирована с другими бизнес-приложениями, |

| | |автоматизирующими основную деятельность функциональных |

| | |подразделений предприятия: ERP, CRM, CAD/CAM/PDM-системами,|

| | |САПР и т.д.. |

2.Функции и задачи систем управления документами.

Определим тот необходимый уровень функциональных возможностей, которому

должна соответствовать современная система автоматизации делопроизводства.

Любая система должна поддерживать полный жизненный цикл документа в

организации - от его первичной регистрации до списания в дело.

Жизненный цикл документа [6] состоит из двух основных стадий:

1. Стадия разработки документа, которая может включать: собственно

разработку содержания документа; оформление документа;

утверждение документа.

В том случае если документ находится на стадии разработки, то он

считается неопубликованным, и права на документ определяются правами

доступа конкретного пользователя.

2. Стадия опубликованного документа, которая может включать:

. активный доступ; архивный документ: краткосрочного хранения;

долгосрочного хранения;

. уничтожение документа. Когда документ переходит на вторую

стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются

только одни - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного

документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия.

Организация работы современного офиса предполагает оперативное

информационное обслуживание. Сроки подбора всех документов по запрошенному

руководством вопросу не должны превышать нескольких часов. В то же время

многие документы (докладные, аналитические записки, отчёты, стенограммы

заседаний и т.п.) содержат информацию о множестве вопросов, не отражённых в

заголовках. Поэтому оперативную и максимально полную подборку можно

Страницы: 1, 2, 3, 4