Финансы АО

реализации бизнес-процессов в Системе. Обозначения на схемах идентичны

схемам, разработанным на этапе комплексного обследования, но имеют

несколько другой смысл. В качестве потоков информации фигурируют документы,

задействованные в Системе, накопители данных - разделы Системы (могут быть

также обозначены таблицы БД), описание процесса должно включать

подразделение, выполняющее этап; документ, участвующий в процессе; раздел

Системы, источник документа; описание действия на этапе.

Требования к описанию хозяйственных процессов:

1) При описании процесс должен быть четко разбит на последовательность

пронумерованных "этапов".

2) На схемах "этапы" процессов должны быть пронумерованы.

3) Перед описанием процессов перечисляются решаемые цели автоматизации,

относящиеся к данному процессу, с привязкой к "этапов" процессов.

4) При описании последовательности процесса необходимо придерживаться

плана: (утвердить план)

- последовательность "этапов"

- результаты процесса в Системе

- используемые отчеты

Определение основных учетных процессов.

Проектировщик на основании информации, полученной после комплексного

обследования разделяет совокупность операций на 2 группы:

1. Операции с ТМЦ

2. Остальные операции.

Операции 1-ой группы применяются при отработки документов (выполнении

соответствующих этапов документооборота) и используются при создании макета

предприятия в качестве “Образцов операций с ТМЦ”

Операции 2-ой группы являются основными при учете движения денежных

средств, учете взаиморасчетов, учете основных средств и нематериальных

активов и др. операциях, не связанных с учетом движения и реализации

товара. Данные операции являются основой для “Образцов операций” в макете

Системы.

В случае выявления сложной последовательности обработки учетного

процесса составляется табличное описание данной последовательности.

Требования к описанию учетных процессов:

1) Последовательность действий бухгалтерии по каждому процессу описывается

аналогично хозяйственным процессам (нумерация “этапов”, документ, “этап”).

2) Указывается формула для вычисления суммы операции и валюта (при

необходимости) на данном этапе

3) В примечании указывается результат на выходе вычисления.

ПРИМЕР: Учет движения и реализации товаров. Система проводок.

| | |Документ/| | |Формул| |

|NN|Название операции | |Дебет|Креди|а |Примечание |

| | |этап | |т |(валют| |

| | | | | |а) | |

|1 |получен импортный |ПО/ |41/1 |60/2 |Т(001)|количество и сумма |

| |товар на |Бухгалтер| | | |полученного товара. |

| |таможенный склад |ия | | | | |

|2 |оприходован товар |ПО/ |41/1 |60 |Т/120*|количество и сумма |

| |на склад, с |Бухгалтер|19 |60 |100 |оприходованного товара,|

| |выделением НДС |ия | | |ТQ/120|НДС. |

| | | | | |*20 | |

|3 |списан товар |НАКЛ./ |46[..|41/2 |С |количество и сумма |

| | |Списание |.] | | |отгружен-ного товара в |

| | | | | | |закупочных ценах. |

| | | | | | |Используются |

| | | | | | |аналитические счета по |

| | | | | | |ставкам НДС. |

|4 |реализован товар |НАКЛ./ |62 |46[..|Т() |сумма реализованного |

| | |Реализаци| |.] | |товара в продажных |

| | |я | | | |ценах. Используются |

| | | | | | |аналитические счета по |

| | | | | | |ставкам НДС. |

Определение основных функциональных обязанностей (по рабочим местам).

Проектировщик на основании схем бизнес-процессов и описаний к ним,

выполненных на этапе комплексного обследования выделяет подразделения,

участвующие в ФХД предприятия. На этапе проектирования описываются

отдельные функциональные места в Системе. Разделение по рабочим местам

производится по следующим параметрам:

1. Документ (Раздел системы) - используемый подразделением

2. Обработка документа - этапы документооборота, выполняемые данным

подразделением

3. Действия в Системе - печать и создание документов, формирование отчетов

Например: Рабочее место “Кладовщика”

Документы - Приходная накладная, Складская накладная (Складские

документы), Накладная на отпуск (Документы на отпуск).

Обработка документа - выполнение этапа “Отработать в складском учете”

Действия в системе - создать Приходную накладную, распечатать, отработать в

складском учете, сформировать оборотную ведомость по складу ...

Описание функциональных мест ложится в основу Инструкций для рабочих мест,

а также облегчает настройку прав доступа в макете Системы.

Определение основных отчетных форм (и других документов - Реестр

документов).

На основании реестра документов, собранного на этапе комплексного

обследования предприятия, определяются документы, которые будут

использоваться в Системе и, далее, выполняется привязка документов к

разделам Системы. В основной части проектной документации реестр документов

описывается в виде таблиц.

В зависимости от вида документа (Платежные документы, Исходящие

контракты и т. д.) используется соответствующая таблица. В общем случае

обязательно указывается :

- Раздел системы, где находится образец документа

- Мнемокод и полное наименование документа в Системе

- Подразделение - инициатор документа

В приложениях к проектной документации возможно указание документов с

расшифровкой по заполняемым полям.

В случае необходимости разработки Специальных отчетов на базе

генератора отчетов Проектировщик формулирует техническое задание на

написание отчета, где указывается форма отчета, поля таблиц БД,

используемые в отчете, связи между таблицами. Данная информация необходима

для написания отчета разработчиком или иным Исполнителем.

ПРИМЕР:

“ 1. Платежные документы.

|NN |Название (мнемокод) |Подразделение |Примечание |

|1 |Платежное поручение |Бухгалтерия |Стандартный бланк |

| |(П/П) | | |

|2 |Приходный кассовый |Бухгалтерия |Стандартный бланк |

| |ордер (ПКО) | | |

|3 |Расходный кассовый |Бухгалтерия |Стандартный бланк |

| |ордер (РКО) | | |

|4 |Заявление на перевод |Бухгалтерия |Банковский бланк |

| |валюты (З/П) | | |

2. Торговые (первичные и оправдательные) документы.

|NN|Название |Источник |Копии |Приемник |Раздел Системы |

| |(мнемокод) | | | | |

|1 |Счет поставщика |Поставщик |поставщик -1|Бухгалтерия |Входящие |

| |(СЧЕТ) | | | |контракты |

| | | |склад - 1 | | |

|2 |Приходный ордер |Склад |склад -1 |Бухгалтерия |Складские |

| |(ПО) | |бухгалтерия | |документа |

| | | |- 1 | | |

Описание полей документа

1. Платежные документы

|Название поля |Используемые |Примечание |

| |значения | |

|Документ: | | |

|Основание платежа: | | |

|Плательщик |Мнемокод |Заполняется через словарь |

| |плательщика |контрагентов и ответственных лиц |

|Получатель |Мнемокод получателя|Заполняется через словарь |

| | |контрагентов и ответственных лиц |

|Назначение платежа | | |

|Примечание | | |

|Очередность платежа | | |

|Дата проведения | | |

|Код валюты | | |

|Сумма | | |

|Код валюты контракта | | |

|Курс валюты | | |

|Сумма в валюте | | |

|контракта | | |

“

Подготовка макета Системы и проектной документации.

Общую технологию создания макета Системы можно представить следующей

схемой.

[pic]

Основной частью проекта является рабочий макет Системы, который по

окончании работ является, наряду с документацией, объектом демонстрации

функционирования предприятия Заказчику. От правильно построенного макета

зависят дальнейшие затраты на обучение персонала и внедрение Системы.

Прежде чем приступить к созданию макета, Проектировщик должен представлять

ВСЕ бизнес-процессы, происходящие на предприятии, иметь образцы

наименований номенклатуры ТМЦ, Прайс-листы, образцы первичных документов и

отчетов, список сотрудников (частичный), список поставщиков и покупателей

(частичный), реквизиты предприятия. В случае необходимости (нет четкого

понимания процессов, нет части документов и т.п.) Проектировщик должен

проконсультироваться по телефону с представителем Заказчика, либо выехать

на предприятие для полного выяснения вопроса.

Общесистемные настройки в макете.

Перед началом создания макета необходимо выбрать соответствующую

комплектацию Системы. Далее роектировщик формирует образцы первичных

документов (Платежные документы, Заказы клиентов, Входящие контракты и т.

д.), словари системы: Курсы валют, Общие понятия, Принтерные

последовательности. Устанавливает параметры торговых операций, параметры

заработной платы (по необходимости).

Настройки в макете для автоматизации документооборота.

Настройка документооборота - основная работа Проектировщика над

макетом. Настройка осуществляется по каждому типу документов, участвующих в

хозяйственной деятельности предприятия. При настройке анализируются схемы

бизнес-процессов. Выявляется логическая последовательность выполнения

этапов документооборота. Настройка осуществляется в словаре “Общие

понятия”. Для первоначального освоения осуществления настроек в Системе

рекомендуется следующая методика.

Переход от схем документооборота к настройкам этапов в программе

После описания основных циклов финансово-хозяйственной деятельности в

виде схем этапов документооборота необходимо получить исходные данные для

настройки программы.

Для этого для каждого из документов, используемых в программе,

строится ГРАФ, вершинами которого являются этапы документооборота,

связанные между собой стрелками, отражающими последовательность действий

(выполнения этапов).

Если с каким-либо документом связаны несколько схем этапов

документооборота (например, по исходящему счету может осуществляться

продажа товара за наличные или по безналичному расчету, в офисе или на

выезде), то при построении ГРАФА связи между этапами документооборота

переносятся на ГРАФ последовательно, методом добавления новых этапов и

связей между ними.

ГРАФ анализируется и видоизменяется таким образом, чтобы каждому

рассматриваемому этапу документооборота предшествовал только один этап

(Предшествующих этапов может быть два или больше, но все они обязательно

должны быть выполнены к моменту выполнения текущего этапа). Очевидно, что

при этом необходимо несколько видоизменять саму схему документооборота на

предприятии.

Если же возникает ситуация, когда условием выполнения текущего этапа

могут быть два выполняющихся порознь предшествующих этапа (т. е. к моменту

выполнения текущего этапа один из предшествующих ему не выполнен) и

изменение системы документооборота нежелательно или невозможно, то такая

ситуация обрабатывается при помощи механизма «настройки по «ИЛИ»» при

задании последовательности выполнения этапов документооборота в разделе

ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ.

Затем на основе ГРАФА для каждого документа в системе создается

настроечная таблица документооборота (Матрица соответствия), по которой

выполняется настройка этапов документооборота в словаре ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ

системы.

При этом нарисованная стрелка в схеме между двумя этапами

интерпретируется:

- для этапа , от которого она исходит - как " не выполнено" в

отношении второго этапа

- для этапа , к которому она подходит - как " выполнено " в отношении

первого этапа.

При выполнении настройки необходимо соблюдать ряд правил:

1. Очевидно, что нас интересует взаимосвязь каждого этапа для данного

документа только с ближайшими к нему этапами - предшествующим и

последующим. Следовательно, только эти связи и должны

устанавливаться при настройке - «Принцип минимума»

2. Исходя из п.1, для каждого этапа могут быть установлены три условия:

23. открывающее условие - состояние «выполнен» для предшествующего

этапа

24. условие выполнения - сам этот этап - «не выполнен»

25. закрывающее условие (или условие «отката») - последующий этап

- «не выполнен»

3. Если этап является начальным или завершающим в цепочке, то,

соответственно, открывающего или закрывающего условия для него не

будет. Условие выполнения задается всегда.

4. Для упрощения связей следует разумно использовать механизм настройки

«по ИЛИ»

5. Следует внимательно продумывать стиль выражений, предназначенных для

формирования меню, появляющихся при отработке или откате этапов

документооборота. Единый и правильный стиль делает эти меню более

интуитивно понятными для пользователя.

Проверить форму вывода пунктов меню. А также последовательность

отработки или отката этапов можно не выходя из режима настройки в разделе

ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ по нажатию клавиш , и .

В приложениях к документации на проект прилагаются:

Матрицы соответствия

(таблицы для настройки этапов документооборота по типам документов по

разделам системы. По строкам - этапы, проектируемые для данного документа,

по столбцам - взаимосвязи, устанавливаемые с другими этапами этого же

документа:

вып. - этап должен быть выполнен для выполнения настраиваемого этапа,

н/в - этап должен быть не выполнен,

«условие не установлено» - данный этап безразличен для настраиваемого

Пример: Приложение 6.

Конфигурирование рабочих мест.

При наличии “Удаленного доступа” нужно завести в Систему объекты

предприятия с соответствующими параметрами (вид объекта - торговый зал,

склад, центральный офис; код объекта), далее Проектировщик должен

установить Общие параметры системы. Выделенные функциональные места

необходимо реализовать в виде карт пользователей с соответствующими именами

(Бухгалтер, Менеджер и т. д.). Каждому пользователю присваивается статус

“пользователь”, кроме администратора Системы.

Настройка в макете прав доступа.

Настройка прав доступа осуществляется после выделения функциональных

рабочих мест. Проектировщик настраивает по одному функциональному рабочему

месту в Системе. Основой для настройки являются схемы и описания бизнес-

процессов. Настройка осуществляется в разделе Системы “Карты

пользователей”. Отдельно настраивается доступ к пунктам меню и доступ к

этапам документооборота, образцам документов, разделов КТиУ и т. д. В

документации настройка прав доступа осуществляется в виде таблиц (см.

Приложение 6.).

Настройки печатных форм.

На основании образцов первичных документов, полученных при

комплексном обследовании предприятия, Проектировщик должен произвести

настройку шаблонов ВСЕХ документов, используемых в Системе, согласно

полученным образцам. В случае невозможности настройки какого-либо документа

необходимо согласовать форму документа с Заказчиком (в письменной форме за

подписями обеих сторон). В макете при показе должны быть задействованы ВСЕ

типы и образцы документов. Предварительно, перед показом, необходимо

распечатать примеры ВСЕХ документов и предоставить Заказчику.

Создание в макете контура оперативного учета.

Создание контура оперативного учета начинается с заведения Словарей

системы — Каталог товара и услуг (с предполагаемой структурой, согласно

материалам комплексного обследования), Контрагенты. Далее Проектировщик

должен завести предполагаемые Склады с МОЛ, Прайс-листы по образцам,

полученным при обследовании, Образцы документов, Карточки складского учета

(для примера). Заканчивается макетирование контура оперативного учета

прогоном бизнес-процессов в макете с отработкой документов в Складском

учете и получении отчетов для оперативного учета (Баланс расчетов с

заказчиками, приход товара в ценах продажи, ценах прихода и др.)

Создание в макете контура бухгалтерского учета.

Создание контура бухгалтерского учета начинается с заведения Плана

счетов предприятия, полученного при проведении комплексного обследования

предприятия, примерной структуры словаря Контрагентов и Номенклатора,

словаря Шифры норм амортизации. Далее заводятся Образцы хозяйственных

операций и Образцы операций с ТМЦ.

Часть операций, которые используют сложные проводки (Операции конца

месяца, Начисления налогов и т. п.), настраиваются самостоятельно, либо с

бухгалтером предприятия Заказчика. В макете должен быть настроен баланс и

ряд приложений к балансу (оговаривается в Договоре на Проект). Для

настройки желательно получить образцы документов в бухгалтерии предприятия

с подписью главного бухгалтера.

Для макета заработной платы необходимо настроить словарь “Виды выплат

и удержаний”, в документации настройка начислений и удержаний

представляется в виде таблицы:

Действия в Системе бухгалтера по начислению заработной платы.

|Наименование |Код|Метод |Примечание |

|Остаток с прошлого месяца|ост|Начальное сальдо| |

|Оклад |окл|Месячный оклад | |

|Выходные дни |вых|Процент от суммы| |

| |. | | |

|Премия ежемесячная |пр/|Процентная |Определяется процент |

| |м |надбавка | |

|Премия разовая |пр/|Просто сумма | |

| |р | | |

|Больничный лист |б/л|Больничный лист |Используется MinBoln |

|Больничный по |б/б|Больничный лист |Используется MinBoln |

|беременности |р | | |

|Пособие на ребенка до 1.5|п1.|Процент от суммы|Процент * MinZar |

|лет |5 | | |

|Пособие на ребенка до 16 |п/1|Просто сумма |MinZar |

|лет |6 | | |

|Отпуск |отп|Отпуск | |

|Компенсация за отпуск |к/о|Отпуск | |

| |т | | |

|Материальная помощь |мат|Мат.помощь |MinZar, кратность = 12 |

| |п | | |

|Начисление аванса |н/а|Процент от суммы|Определяется процент |

| |в | | |

|Пенсионный фонд |Пен|Процент от суммы|1% |

| |ф | | |

|Подоходный налог |под|Подоходный налог|Определяется шкала |

|Выплата аванса |ава|Просто сумма | |

| |н | | |

|Промежуточная выплата |про|Просто сумма | |

| |м | | |

|Исполнительный лист |исп|Процент от суммы|Определяется процент |

|Долг |дол|Начальное сальдо| |

| |г | | |

|Перечисление через банк |сбе|Невыплачиваемый | |

| |р |ост. | |

|Ссуда |ссу|Просто сумма | |

| |д | | |

|Переходящие копейки |коп|Невыплачиваемый |Определяется округление |

| | |ост. | |

с бухгалтером по зарплате согласовывается настройка 5-й проводки:

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11