Автоматизация системы бюджетирования финансовой службы

бюджетирования, представленных сегодня на российском рынке. Итак,

рассмотрим элементы технологии бюджетирования и подходы в их автоматизации

с четырех позиций:

. Состав и свойства информационных объектов системы бюджетирования.

. Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования.

. Организация работы пользователей с системой.

. Архитектура, платформа и средства интеграции.

Состав и свойства информационных объектов

Первое, на что стоит обратить внимание при рассмотрении системы - это

состав ее информационных объектов. Они характеризуют информационную

мощность системы - определяют, какими понятиями и в какой степени

детализации можно оперировать при выполнении работ по бюджетированию.

1. Измерения бюджетных планов статей. Планирование и анализ бюджета - как

правило, многомерная задача. Одни и те же цифры требуется

рассматривать в разрезе организационно-штатной или финансовой

структуры, в различных финансовых инструментах, в разрезе поставщиков,

потребителей, продуктов и услуг. Все эти измерения бюджетных статей

должны характеризоваться соответствующими справочниками. Как минимум,

этих справочников в системе должно быть четыре:

a. Организационно-штатная и финансовая структура. Этот справочник

обязательно должен быть иерархическим и допускать неограниченную

вложенность уровней структуры. При этом необходимо различать как

структурные (или финансовые) подразделения, так и менеджеров,

ответственных за тот или иной участок планирования. В финансовой

структуре находит отражение иерархия центров прибыли, затрат,

финансовой ответственности, отчетности, ценообразования,

управления ресурсами и других центров, определенных методикой

бюджетирования. Хотя для начала работы с бюджетом обычно хватает

первых трех видов.

b. Валюты, курсы. Как правило, консолидированный бюджет в конце

концов приводится к какой-нибудь одной валюте. Иногда требуется

его представление в других валютах (чаще всего - только в одной

дополнительной). На первый взгляд, для этой цели можно обойтись

простым пересчетом бюджета из одной валюты в другую. Однако,

если принять во внимание процесс планирования и учета, то

окажется, что на этих этапах просто необходимо вводить значения

в систему в разных валютах. Следовательно, в системе должно

найти отражение ведение курсов валют. Лучше, если в системе

можно вести различные виды курсов. Эта особенность может

существенно пригодиться при учете внешних и внутренних цен

предприятия.

c. Продукты, услуги, материальные ценности. В той же степени, как и

для валют, существует потребность в справочнике товарно-

материальных ценностей. Для производственных или торговых

предприятий планирование бюджета неразрывно связано с их

номенклатурой. Что же касается хозяйственной деятельности

предприятий, то независимо от сферы их деятельности, смету

капитальных вложений или хозяйственных расходов всегда удобнее

вести в натуральном измерении. Но, поскольку бюджет - это

финансовый документ, наличие в системе цен на товары и услуги

для приведения натурального учета к денежному просто необходимо.

d. Клиенты, потребители и поставщики. Такое измерение бюджетных

статей может не присутствовать в упрощенном варианте системы

бюджетирования. Однако, при планировании и особенно при учете

всегда имеется желание и возможность указать - для каких

контрагентов выполняются операции. Если нет такого измерения

бюджетной строки, то информация о клиентах, потребителях и

поставщиках все равно присутствует в системе в виде примечаний,

комментариев к статьям или бюджетным строкам и т.д.. Если же эту

информацию структурировать в виде еще одного классификатора

бюджета, то появляется возможность вести планирование бюджета с

позиций ориентации предприятия на своих клиентов (потребителей).

А это, в свою очередь, дает дополнительную, очень ценную

информацию при анализе бюджета для предприятий, ориентированных

на рынок. Также наличие справочников потребителей и поставщиков

существенно упрощает ввод информации в систему при планировании

и учете.

2. Бюджетные планы статей - это информационное "сердце" системы

бюджетирования. Статьи бюджета в разрезе перечисленных выше

справочников объединяются в планы статей по своему назначению. Сколько

в системе бюджетирования должно присутствовать таких планов статей?

Как минимум три: бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных

средств, а также бюджет активов и пассивов (баланс). Но, как правило,

для более полного учета специфики работы предприятия, реализации

определенной методики бюджетирования и создания удобных в эксплуатации

рабочих мест применяются исходные и производные планы:

a. бюджет продаж и бюджет закупок, в стоимостном и натуральном

выражении, определяющие бюджет операционной деятельности (прямые

доходы и расходы), бюджет размещения и привлечения ресурсов, бюджет

по бизнес-направлениям, бюджет проектов - это далеко не полный

список видов бюджетов, применяемых для построения бюджета доходов и

расходов;

b. смета капитальных вложений, план резервов, определяющие косвенные

расходы и другие виды расходов, необходимые для получения общей

картины доходов и расходов и движения денежных средств;

c. бюджет движения финансовых ресурсов - специфичный для кредитных

учреждений план, бюджет движения товаров, запасов, бюджет

задолженности (БДДС в разрезе дебиторов и кредиторов), платежный

календарь - средство контроля расходования средств;

d. а также: управленческий баланс, финансовый план и другие

вспомогательные таблицы, облегчающие расчет финансовых результатов.

Существенный вопрос - это способ реализации в системе перечисленных

видов планов. Если в системе их количество ограничено, то это

означает, что система существенным образом ориентирована на

определенную методику бюджетирования или специфику деятельности

предприятия. В этом случае трудно говорить об ее универсальности. Как

ни странно, но чем меньше в системе видов планов, тем более

универсальной она является и может быть настроена на совершенно

различные технологии бюджетирования.

Основой планов является бюджетная статья. В "рафинированном" виде -

это строка с названием и числовым значением, а также со значениями

справочников, определяющих измерения бюджетной статьи. Но для

полноценной работы с бюджетом этого часто бывает недостаточно. Поэтому

у бюджетных статей могут присутствовать следующие свойства:

e. Хранение значений во временных периодах - день, месяц, квартал, год

- для обеспечения различных режимов планирования и учета (год по

кварталам, квартал по месяцам и т. д.), а также для выполнения

всестороннего анализа бюджета.

f. Неограниченная иерархия статей бюджета - для обеспечения процессов

агрегации и "сверления" информации (drill down) при анализе

структуры бюджета.

g. Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение -

абсолютное и процентное.

h. Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном

измерении.

i. Дополнительная аналитика статей, необходимая для реализации таких

возможностей, как, например, учет остатка невыполнения плана в

условиях его перевыполнения внеплановыми операциями.

j. Проводки по бюджетным статьям, позволяющие документировать изменение

значений статей.

1. Первичная информация, используемая при расчете плановых и фактических

значений бюджетных статей. Ее наличие в системе бюджетирования

является признаком развитых систем. Она устраняет ограничения

"табличного" представления информации о бюджете, реализованного только

в виде планов статей. К первичной информации для бюджетирования

относятся:

a. Бюджетные строки и бюджетные документы, заявки, сметы, контракты,

договора, платежные документы и другие виды документов, на основании

которых выполняется расчет значений статей.

b. Объекты поддержки финансовой логики: аналитические и синтетические

бухгалтерские счета с проводками, счета управленческого учета,

механизмы двойной записи, показатели, нормативы.

Наличие в системе первичной информации может являться как существенным

подспорьем при автоматизации процессов бюджетирования, так и быть

источником существенных затрат в эксплуатации. Как правило, первичная

информация, необходимая для системы бюджетирования присутствует и в

других системах автоматизации предприятия - в системах автоматизации

бухгалтерии, внутреннего хозяйства (зарплата, основные фонды),

системах автоматизации основной и оперативной деятельности.

Дублирование этой информации в системах может привести как большому

объему ее повторного ввода в систему бюджетирования, так и к

разработке сложных систем интеграции. Решением этой проблемы является

применение технологии Хранилищ данных с мощными средствами интеграции

приложений, обеспечивающими надежное взаимодействие системы

бюджетирования с другими системами автоматизации предприятия.

Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования

Алгоритмы системы бюджетирования - это интеллектуальные автоматические

калькуляторы, которые обеспечивают расчет значений бюджетных статей. Чем

больше в системе алгоритмов и процедур расчета, чем более они разнообразны

- тем в большей степени удается достигнуть автоматизации процесса

бюджетирования. Множество стадий процесса бюджетирования, сложность

организационной и финансовой структуры предприятия, разнообразие подходов в

планировании и расчете фактических показателей приводят к необходимости

применения разнообразных алгоритмов:

1. Алгоритмы планирования. Как правило, максимальное внимание в системах

бюджетирования уделяется именно технологии планирования. Алгоритмы

планирования различаются по своему назначению:

. Расчет значений статей по временному горизонту планирования.

Обеспечивает на основании значения статьи за один временной

промежуток (например, квартал) рассчитать значения статьи за другие

временные промежутки (например, месяц).

. Расчет значений статей по ЦФО. При планировании "сверху-вниз"

позволяет вычислять значение статьи для разных ЦФО на основании

целевого значения статьи. При этом применяются как весовые

коэффициенты, так и справочники коэффициентов.

. Применение статистических методов расчета для отражения в бюджете

логики объемных операций, учет сезонных колебаний, ритейловых

операций. Применение шаблонов расчета статей и настроек в виде языка

формул.

. Расчет значений статей на основании значений других статей.

. Расчет значений статей по бюджетным документам и другой первичной

информации.

. Обеспечение процесса планирования "от достигнутого" - перенос

значений статей с предыдущего периода, как планового, так и

фактического с использованием коэффициентов и без них.

. Моделирование "что если". Пересчёт исходного распределения значений

статей на основании изменения одного из запланированных показателей.

. Реализация технологии "скользящего бюджета", когда временной

горизонт плана, равный кварталу, ежемесячно переносится на один

месяц вперед по окончании очередного отчетного периода.

2. Алгоритмы учета исполнения бюджета. Порой, при рассмотрении систем

бюжетирования, незаслуженно мало внимания обращается на задачи

автоматизации учета исполнения бюджета. И совершенно напрасно. Если

при планировании бюджета больше ручного труда и интеллектуальной

работы специалистов, то учет фактов при исполнении бюджета в большей

мере поддается автоматизации. Особенность алгоритмов учета исполнения

бюджета заключается в том, что они во многом зависят от вида систем

автоматизации на предприятии, состава данных в них и принятой учетной

политики. Различаются два вида алгоритмов:

. Учет факта на основании данных бухучета. Это алгоритмы расчета

значений статей на основании остатков, оборотов и проводок по счетам

бухгалтерского учета. При этом применяются фильтры по маске,

корреспонденции счетов, признакам аналитики, таблицы разноски по

статьям и многие другие приемы, позволяющие получить в

автоматическом режиме максимум информации для учета исполнения

бюджета.

. Расчет значений статей по данным внесистемного учета, по бюджетным

документам и другой первичной информации. Он возможен только в

системах с расширенным набором информационных объектов. Если

сложности с получением первичной информации в системе бюджетирования

решены, то алгоритмы расчета будут представлять собой набор

специализированных процедур, ассоциированных с видами документов.

3. Агрегация и консолидация - алгоритмы, в равной мере применяемые как

при планировании, так и при фактическом учете.

. Агрегация - это расчет значений статей по временным периодам.

Например, квартальных значений - на основании ежемесячных.

Агрегация должна выполняться по всем измерениям и иерархиям

бюджетных статей, валютам, контрагентам и т.д. Это простые

алгоритмы, но они требуют значительной вычислительной мощности

системы.

. Консолидация финансовых и количественных значений статей. Это

тоже алгоритмы, агрегирующие значения статей нижестоящего уровня

в значения статей вышестоящего уровня. Но в данном случае речь

идет о консолидации бюджетов ЦФО вплоть до бюджета всей

организации. Исторически сложилось так, что этот алгоритм

агрегации имеет отдельное название "консолидация", поскольку это

не только вычисления, но и отдельная технология по получению

данных от ЦФО при участии в процессе бюджетирования многих

менеджеров. По способу реализации алгоритма консолидации

существенно отличаются системы бюджетирования с "таблично-

файловой" организацией данных от систем с единой базой данных. В

первом случае - это множество операций, в том числе и

неавтоматизированных, наличие специального рабочего места для

"консолидатора". Во втором - автоматическая процедура, мало

отличающаяся в своей реализации от агрегации.

1. Аллокации и трансферты. Эти алгоритмы призваны обеспечить

перераспределение доходов и расходов по ЦФО в связи с учетом

общекорпоративных затрат, а также при применении внутреннего

ценообразования на ресурсы, материальные ценности, товары и т.д.

Учет общекорпоративных затрат, как правило, выполняется в

"обеспечивающих" подразделениях - АХО, служба автоматизации, автопарк

и т.д. Также к этим затратам относятся затраты на управление,

коммунальные платежи и т.д. Задача алгоритмов аллокации - перенести

выполненные или планируемые общекорпоративные затраты на ЦФО в

соответствии с установленными правилами. Нередко аллокации

рассматриваются не только как набор алгоритмов разноски значений

статей, но и как последовательность выполнения этих алгоритмов, когда

исходными данными для расчета являются результаты предыдущих этапов

расчета аллокаций.

Трансферты применяются в условиях полного или частичного хозрасчета на

предприятии. Покупка и продажа ресурсов между ЦФО по внутренним ценам

приводит к искажению картины доходов и расходов по ЦФО при их прямом

учете. Трансферт (перенос) части затрат или доходов со статей одного

ЦФО на другой в соответствии с правилами внутреннего ценообразования

необходим для адекватной оценки деятельности ЦФО. Как для аллокаций,

так и для трансфертов в системе бюджетирования должен присутствовать

ряд механизмов, позволяющий настроить расчеты в соответствии с

принятыми на предприятии правилами:

. Использование шаблонов при разноске значений статей - самый простой

в использовании механизм для пользователей. Однако он отличается

максимальной жесткостью и не всегда способен удовлетворить

требованиям различных методик бюджетирования.

. Использование нормативов и дополнительных справочников при разноске

значений статей является расширением механизма шаблонов, позволяющим

при описании алгоритмов оперировать массовыми данными. Например, они

используются для разноски затрат на аренду в соответствии с

занимаемыми ЦФО площадями.

. Использование языка формул, как правило, позволяет реализовать

практически все требования методик бюджетирования, однако

неаккуратная их реализация в системе может привести к длительным по

времени вычислениям.

. Скриптовый язык - максимально гибкий инструмент для описания

алгоритмов аллокаций и трансфертов и наиболее эффективный с точки

зрения исполнения, однако его применение требует знания

программирования.

1. Алгоритмы расчета финансовых результатов. Эти алгоритмы одинаково

важны как при планировании, так и при учете исполнения бюджета.

Себестоимость, маржа, рентабельность продуктов, активов, капитала,

прибыль, оборачиваемость активов - все это показатели технологии

финансового управления, являющиеся итогами выполнения тех или иных

этапов бюджетирования. Как правило, алгоритмы их расчета просты по

своей сути, но их наличие в системе трудно переоценить, поскольку они

предоставляют информацию о наиболее критических параметрах управления

при анализе деятельности предприятия.

Реализация алгоритмов - очень ответственная задача для разработчиков систем

бюджетирования. Алгоритмы затрагивают в системе взаимосвязанные данные,

поэтому кажущаяся мощь алгоритмов на практике может вылиться в

непозволительно длительное время отклика системы, которая будет занята

постоянным пересчетом данных. Поэтому эффективность работы алгоритмов можно

проверить только на реальных объемах данных.

Организация работы пользователей с системой

Большее влияние на выбор системы оказывает практика бюджетирования на

предприятии. А именно - сколько управленцев и в какой мере вовлечены в

процесс бюджетирования. Если бюджетированием занимается в основном плановый

отдел, а остальные подразделения участвуют только в планировании на уровне

сводных показателей, то зачастую достаточно применения Excel с

прилагающимся к нему специалистом, выполняющим консолидацию данных. Но если

подразделения имеют больше ответственности, то тут необходима организация

коллективной работы с бюджетом. А ее реализация серьезно отличает одну

систему от другой. Существует два принципиально разных подхода при

автоматизации коллективной работы с бюджетом:

. Файловая система бюджетирования.

. Система бюджетирования с единой базой данных.

При рассмотрении этих подходов также необходимо учитывать такой вопрос, как

территориальная распределенность предприятия (наличие у него филиалов). Это

важно, поскольку в Центральном офисе может быть принята одна технология, а

для взаимодействия с филиалами - другая, или какой-либо компромисс между

ними.

1. Файловая система бюджетирования. Одним из самых наглядных

представителей систем бюджетирования с файловой организацией является

система бюджетирования, построенная с применением Excel. Каждый

специалист, участвующий в процессе бюджетирования работает со своей

персональной таблицей. Затем, в целях консолидации информации

выполняется сбор таблиц и расчет консолидированных данных. Такая

организация работы с бюджетом - проста и понятна. Однако, слабой

стороной файловых систем является их низкая реакция при взаимодействии

участников бюджетного процесса и высокие накладные расходы при

выполнении консолидации данных. Например, изменение состава статей в

процессе планирования возможно только до момента передачи файлов

участникам процесса бюджетирования, а интерактивное планирование,

защита и утверждение статей - совсем невозможны. Как следствие,

количество итераций при планировании существенно ограничивается

объективно существующими временными рамками.

2. Система бюджетирования с единой базой данных. Это более современный

подход, чем файловая организация системы бюджетирования, поскольку он

основывается на технологии "клиент-сервер". Этот подход обеспечивает

одновременную работу многих пользователей с одними и теми же данными.

В связи с этим возможно оперативное внесение изменений в структуру

бюджетных планов и интерактивное взаимодействие участников бюджетного

процесса. Процесс консолидации при этом перестает быть ответственной и

уязвимой от сбоев задачей, поскольку в данном случае он обеспечивается

надежными средствами СУБД. Как правило, любая система с единой базой

данных предполагает наличие в организации своего администратора.

Поэтому система бюджетирования с единой базой данных может оказаться

избыточной для малых организаций.

3. Организация взаимодействия с удаленными филиалами. Наличие филиалов

подразумевает дополнительную задачу по обеспечению взаимодействия с

ними при планировании и учете. Это отдельная технология, и она как

может присутствовать в системе бюджетирования, так и может быть

опущена. Для файловых систем бюджетирования наличие удаленных филиалов

совершенно некритично, поскольку время передачи файла от центра

консолидации любому участнику процесса гораздо меньше, чем сам период

самостоятельной работы специалиста со своей локальной таблицей.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8