Автоматизация системы бюджетирования финансовой службы

исключительно задачи бюджетирования, или же так называемые модули

финансового планирования в составе программных систем, предназначенных для

комплексной автоматизации бизнес-процессов предприятия.

Локальные системы, в свою очередь, можно подразделить на средства

разработки и программные решения.

Средства разработки — это программные продукты (типа MS Excel, Access),

которые изначально каких-либо функций бюджетирования не выполняют, но с их

помощью даже не очень “крутой” программист (просто продвинутый “юзер”)

может создать работоспособную систему бюджетирования. Главная прелесть

автоматизации бюджетирования при использовании электронных таблиц и баз

данных состоит в том, что это будет только ваша, единственная и

неповторимая программа, она будет создана именно для вашего предприятия и

будет включать все, что вам нужно, и ничего лишнего. Такая программа

довольно легко создается, и вы всегда сможете ее доработать, изменить,

перенастроить и т.д.

Главные недостатки — относительно длительный и трудоемкий период разработки

программы; невозможность полной автоматизации всех процессов в связи с

ограниченными возможностями данных программных продуктов; сложности при

работе с филиалами и отделениями. Идеально такой вариант разработки

программы бюджетирования подходит для небольших предприятий (до 50

человек). Он просто необходим на начальных этапах внедрения и апробации

бюджетирования.

Программные решения локальных систем можно разделить на статические и

динамические системы.

ГЛАВНАЯ ПРОГРАММА

Не надейтесь, что компьютерная программа и система бюджетирования

автоматически будут управлять вашим предприятием за вас. Это всего лишь

инструмент, помогающий принимать правильные управленческие решения (и

контролировать их выполнение).

Главная программа — У ВАС В ГОЛОВЕ.

Удачных вам решений!

Статические системы — это системы, главной особенностью и, пожалуй,

недостатком которых является ограниченность индивидуальных настроек

программы. Поэтому прежде чем покупать такую “автосистему”, нужно очень

тщательно рассмотреть и проанализировать все имеющиеся у нее возможности

бюджетирования. И только после того, как вы поймете, что они подходят вам,

смело покупайте такую программу. Как говорят профессионалы, такие системы

дешевы, очень просты в использовании, быстро устанавливаются. Но в то же

время они не “интегрируются” (т.е. не “связываются”) с другими программами,

и, следовательно, часть данных придется “забивать” вручную. Наверное,

применение таких систем — самый дешевый и быстрый вариант решения проблемы

для небольших и медленно развивающихся предприятий.

Динамические системы — большие, сложные и достаточно дорогие программные

продукты, предназначенные именно для автоматизации бюджетирования на

предприятиях. Такие системы имеют массу самых разнообразных возможностей

для построения бюджетирования и анализа полученных результатов, хорошо

интегрируются с другими программными продуктами, имеющимися на вашем

предприятии. Компания, продающая вам такой продукт, без проблем (но за

дополнительную плату) усовершенствует и настроит такую программу только для

вас. Кроме того, это отличный вариант для территориально разветвленных

многофилиальных компаний. Едва ли не единственный недостаток “динамичных”

программных систем — их высокая цена. В общем, если вы владелец достаточно

крупного динамично развивающегося предприятия, у вас есть деньги и вам

нужно автоматизировать только систему бюджетирования, а остальные участки

(логистика, учет, управление) уже автоматизированы, динамические системы

вам “как раз впору”.

Модули бюджетирования в интегрированных системах (ИС) — это отдельные

части, с помощью которых можно “бюджетировать” в пределах “цельных”

программ, автоматизирующих всю хозяйственную деятельность (логистику,

производство, бухучет и собственно бюджетирование).

ИС подразделяют на малые, средние и крупные (классификация достаточно

субъективна). В малых ИС бюджетирование реализовано, как правило, в

специальных модулях финансового управления. Оно обычно является подмодулем

в так называемой “Главной книге” и имеет очень ограниченные возможности.

Средние и крупные ИС различаются, как говорят специалисты, “уровнем

автоматизации, глубиной проработки представленных функций и степенью

интегрированности модулей”. Если говорить только о бюджетировании, то

возможности по автоматизации этих процессов в средних и крупных ИС похожи.

Главный недостаток автоматизации бюджетирования с помощью этих систем —

достаточно длительный период внедрения. Как правило, сначала автоматизируют

логистику, потом — бухучет, управление персоналом и только потом —

бюджетирование. Это занимает минимум год. Зато внедрив хорошо подобранную и

гибкую в настройках ИС один раз, вы решаете сразу много проблем, “убиваете

кучу зайцев” одновременно. Некоторые виды систем бюджетирования мы

представили в таблице.

В целом, средства разработки, статические системы и малые интегрированные

системы целесообразно использовать на небольших предприятиях. Динамические

системы, средние и крупные ИС более подходят для средних и крупных

развивающихся предприятий.

СОВЕТЫ КОНСУЛЬТАНТОВ

Владимир ДУНАЕВ, директор направления

“Контроллинг и Бюджетирование” компании Softline:

— Первый сектор рынка автоматизированных систем бюджетирования для крупных

предприятий образуют полнофункциональные, полномасштабные западные системы,

основанные на моделировании в целом всех бизнес-процессов предприятия. В

этом преимущество подобных систем. Но у них есть и недостатки. Внедрение

таких систем начинается с полной замены всех информационных систем

оперативного учета, уже работающих на предприятии.

Второй сектор рынка сформирован системами, претендующими на звание

“полноценные системы”. Сюда можно отнести предложения многих отечественных

производителей. Каждая из этих систем содержит элементы бюджетирования и

элементы анализа деятельности предприятия, но это только элементы.

Третий сектор рынка формируют местные внедренческие компании, которые на

базе своих продуктов оказывают полный спектр услуг по организации

бюджетирования для предприятий. Они проводят обследование, аудит,

консалтинг и адаптацию своих базовых продуктов к специфике конкретного

заказчика. Практически выполняются переработка и перепрограммирование

продукта с последующим внедрением и сопровождением.

Алёна БРАТИЩЕНКО, консультант

компании “Супремум”:

— Мы считаем, что использовать средства разработки следует малым и средним

предприятиям, на которых бюджетированием занимается один отдел (плановый)

или один человек (финансовый менеджер), а остальные подразделения участвуют

только в планировании на уровне сводных показателей. Целесообразно также

использовать их на стадии постановки бюджетирования на предприятии, что

будет отличной заменой бумажного варианта.

Прежде чем покупать статические системы, необходимо тщательно

проанализировать их на универсальность решения задач бюджетного процесса и

соответствие целям и потребностям предприятия. В любом случае, статические

системы не рассчитаны на крупные предприятия. Они также будут являться

хорошим решением для усовершенствования работы финансового менеджера или

небольшого планового отдела предприятия.

Динамические системы целесообразно использовать предприятиям, на которых в

процесс бюджетирования вовлечено много участников (удаленных в том числе),

а также при динамичном развитии предприятия. Эти системы могут принести

реальную пользу только в том случае, если на предприятии разработана

бюджетная модель, всеми участниками четко осознаются их задачи в бюджетном

процессе.

КАК ВЫБИРАТЬ “АВТОМАТ”

Выбирать программу для автоматизации бюджетирования можно двумя способами.

1. Поручить имеющемуся у вас на предприятии программисту разобраться с

возможностями, достоинствами и недостатками большого количества систем,

сравнить их с вашими требованиями, выбрать одну и начать ее внедрять.

Недостаток этого метода заключается в длительности процесса выбора и в

изрядной доле субъективизма вашего “программера” при выборе системы.

2. Поручить задачу выбора ИT-консалтинговой фирме. Проблема в том, что

большинство таких компаний “по совместительству” являются поставщиками тех

или иных систем и “проталкивают” на рынок свой продукт. Поэтому уровень их

объективности еще меньше, нежели у вашего специалиста. Фирм, занимающихся

независимым консалтингом, очень мало, но они есть.

Желательно проконтролировать и вашего “программера”, и ИT-консультантов — в

этом случае больше шансов, что вы получите именно то, что хотите.

Когда выбор сделан окончательно, покупайте программу и начинайте внедрять.

Но тут уже без консультантов не обойтись.

Продажей и внедрением выбранного вами программного продукта занимаются в

Украине, как правило, несколько фирм. Поэтому обратите внимание не только

на стоимость продукта, но и на цену его внедрения, адаптации под ваше

предприятие, обучения сотрудников работе с ним (количество часов),

обслуживания, обновления, и обязательно оговорите все эти условия в

контракте. Не забудьте и о репутации фирмы, стаже работы ее на рынке.

СОВЕТ КОНСУЛЬТАНТА

Андрей ФОМИЧЕВ, начальник департамента

продвижения корпорации “Галактика”:

— Если предприятие небольшое, то процесс управления бюджетами можно

организовать на базе электронных таблиц MS Excel. Но в Excel вы не сможете

автоматически получить аналитику, например, о доходе от реализации основных

видов продукции, при условии, что этой продукции, допустим, 3 тыс.

наименований. Практически невозможно также “свести” бюджет территориально

разветвленной структуры.

Если речь идет об автоматизации бюджетирования большой структуры, особенно

если это холдинг, желательно использовать специальные программные продукты.

Некоторые компании предлагают автономные системы бюджетирования. Недостаток

этих систем в том, что могут возникнуть сложности при экспорте-импорте

данных из других автоматизированных управленческих систем.

Самый дешевый вариант — MS Excel, самый дорогой — западные системы, у

которых стоимость рабочего места достигает $4 тыс.

Если компания небольшая — до 30 человек и ее годовой оборот не превышает

$300 тыс., проще пользоваться MS Excel. Но если в перспективе рост компании

неизбежен, я бы порекомендовал сразу использовать соответствующие модули

бюджетирования интегрированных систем, функциональность которых можно

расширять адекватно развитию предприятия.

ДЕНЬГИ

Лицензионные программы Excel, Access, входящие в пакет MS Office, стоят

около $300. Цена всего пакета программ SAP R/3 в зависимости от

комплектации может достигать $1 млн.

Цена модуля бюджетирования в отечественных программах в расчете на одно

рабочее место составляет примерно $1 тыс. Консультанты оценивают свои

услуги не менее чем 80 грн. в день за человека.

Внедрение “большой” системы может обойтись вам в 30-100% стоимости самой

программы.

Всякая история должна иметь классический период

В настоящий момент в российских компаниях созрело устойчивое понимание

необходимости бюджетирования на предприятиях, начиная с простейших его

элементов: бюджетирования движения денежных средств (БДДС) и

доходов/расходов (БДР), а затем по балансовому листу (ББЛ) и прочих.

Поэтому в системах автоматизации выделяются специальные подсистемы,

основанные на идее универсальных форм планов, позволяющих планировать,

оперативно управлять и проводить план-факт анализ использования финансовых

ресурсов предприятия.

"С незапамятных времен" для работы с формами планов широко используются

электронные таблицы Microsoft Excel и небольшие универсальные системы

управления базами данных типа Microsoft Access.

[pic]

Кто не увлекается, тот не попадает в ловушки от Excel и Access

Автоматизация управления финансами часто начинается с переноса ручных форм

планов и отчетов в электронные таблицы типа Microsoft Excel. Действительно,

этот инструмент обладает рядом необходимых и полезных качеств: широкая

распространенность, удобство и простота использования, мощные средства

выполнения расчетов с помощью формул, соответствие экранных представлений

готовым печатным формам.

Но хорошо известны и серьезные ограничения в использовании Microsoft Excel:

. сложность работы многократно возрастает с увеличением числа

взаимосвязанных плановых форм, с необходимостью формирования сводных

данных, анализа данных в различных разрезах;

. невозможность одновременной работы нескольких пользователей с общими

данными усложняет регламент финансового планирования;

. переход к следующему периоду планирования часто влечет копирование и

доработку всего комплекса плановых форм;

. затруднено использование кодификаторов (словарей с нормативно-

справочной информацией) для классификации показателей по статьям,

центрам финансового учета и т.п.;

. крайне недостаточны средства разграничения доступа, защиты данных и их

восстановления в случае ошибочных действий пользователей.

Реальные системы управления финансами на базе электронных таблиц часто

представляют собой сложный, плохо структурированный конгломерат форм,

требующий постоянного сопровождения авторами и практически неотчуждаемый.

Система управления базами данных Microsoft Access предоставляет более

широкие возможности, но, в сущности, имеет те же ограничения, что и таблицы

Microsoft Excel. Все это отнюдь не означает, что указанные инструменты –

плохие. Просто они имеют свою нишу: автоматизация управления при

ограниченных информационных потоках.

Поэтому будьте осторожны: использование подобных инструментов может

привести к ловушке в условиях растущего бизнеса, когда встанет проблема

переноса (экспорта) накопленной информации в новую систему автоматизации.

Нормативно-справочная информация и зарегистрированные документы

экспортируются автоматизированными методами, как правило, без проблем. Но

взаимосвязи объектов учета, не адекватные принятым в новом средстве

автоматизации (а в условиях не устоявшихся методик это почти всегда так и

есть!), и "историческая информация", накопленная за прошедшие периоды,

могут быть переносимы только вручную или не переносимы вовсе. Кстати, для

бухгалтерского учета подобные проблемы могут отсутствовать: после экспорта

нормативно-справочной информации, остатков (средств на счетах, материальных

ценностей и дебиторско-кредиторской задолженности) с очередного учетного

периода можно начинать "новую жизнь".

[pic]

Желание поддержать описанную в "7 нотах" методику бюджетирования средствами

более удобными и универсальными, чем Microsoft Excel и Microsoft Access,

привело к появлению первых систем автоматизации управления финансами,

обеспечивающих ведение самых различных бюджетов по методологии

консалтинговой группы “БИГ” – при помощи уже ставшей классической схемы

взаимодействия финансовых показателей и универсальных форм планов. Одно из

таких решений предложено Корпорацией ПАРУС.

Суть дела состоит в следующем. Любое планируемое или фактическое событие

финансово-хозяйственной деятельности может быть описано определенным

набором характеристик, среди которых важнейшими являются: период, статья,

центр финансового учета (ЦФУ), сумма, а также тип "план/факт". Отражением

подобного события в системе автоматизации является запись, которая хранится

в базе данных, а совокупность всех подобных записей составляет учетный

регистр "Финансовые показатели" (см. таблицу 1).

Таблица 1

[pic]

Финансовый показатель может формироваться вручную. Разумеется, этот

простейший (в смысле понимания, а не удобства ввода) способ не является

единственным – о других мы расскажем позднее. Сам БДДС (или БДР) имеет вид,

например, следующего вида (таблица 2):

Таблица 2

[pic]

Для формирования суммы в ячейке на пересечении столбца Январь: План и

строки Реализация (для краткости обозначим такую ячейку как Январь: План #

Реализация) необходимо провести в регистре финансовых показателей отбор

(другими словами, фильтрацию) тех из них, которые имеют следующие значения

характеристик:

. Период: Январь;

. Тип: План;

. Статья: Поступление от реализации;

а затем сложить значения сумм отобранных финансовых показателей. Поэтому

все аналогичные ячейки будем называть ячейками типа "сумма сумм" (схема 1).

[pic]

Схема 1 Формирование ячейки типа "сумма сумм"

Для формирования ячейки типа "сумма сумм" такого же БДДС, но для отдельного

ЦФУ к условиям отбора надо добавить еще одно, типа следующего:

. ЦФУ: Коммерческий отдел.

Совокупность условий отбора формируется один раз и хранится в так

называемом описании формы плана. При этом параметры отбора являются

атрибутами различных объектов:

. по ЦФУ – всей формы в целом,

. по периоду и по типу – столбца Январь: План,

. по статье – строки Реализация.

Другими словами, отбор для ячейки типа "сумма сумм" осуществляется по

совокупности условий отбора, заданным для всей формы, а также для столбца и

для строки, на пересечении которых расположена сама ячейка.

Теперь рассмотрим ячейку Январь: План # Итого поступлений. Конечно, ее

значение можно получить аналогичным образом, "ослабив" указанные выше

условия отбора:

вместо:

. Статья: Поступление от реализации

для строки Итого поступлений задать:

. Статья: Поступление от реализации или Поступление от обслуживания или

Поступление...

Но удобнее поступить по-другому: просуммировать значения в ячейках на

пересечении столбца Январь: План со строками группы Поступление (схема 2).

[pic]

Схема 2 Формирование ячейки по формуле

Система автоматизации предоставляет эту возможность при помощи формул типа

следующей:

[Январь: План # Итого поступлений] = [Январь: План # Реализация] + [Январь:

План # Обслуживание],

Аналогичным образом можно получить значения в строке Остаток на конец

периода, вычислив разность:

[Январь: План # Остаток на начало периода] – [Январь: План # Изменение за

период]

Здесь внимательный читатель может возразить: "Но в этой формуле

используется значение в ячейке строки Остаток на начало периода? Откуда

берется это значение?" И будет прав.

где обозначение [Определенная Ячейка] – есть значение в Определенной Ячейке

таблицы плана.

Подобное значение можно ввести непосредственно с клавиатуры компьютера. "Но

это несерьезно. Что же – эту сумму надо переписывать вручную из БДДС за

предыдущий период?" – справедливо не унимается читатель. Спешим успокоить:

этот остаток можно получить автоматически, например, из данных

бухгалтерского учета. В этом нам помогут все те же формулы, но с

применением специальных функций, возвращающих значения остатков

непосредственно из базы данных системы автоматизации, например, такой:

ОСТАТОК СРЕДСТВ ПО ЧЕТУ (Синтетический счет)

или более сложной:

ОСТАТОК СРЕДСТВ ПО СЧЕТУ

(Аналитический счет, Тип суммы, Дата, ПБЕ, Валюта, Тип курса)

где в качестве Тип суммы указывается Бухгалтерская или Управленческая, а

Тип курса – Официальный или Специальный (вот где пригодился управленческий

"уклон" в бухгалтерском учете!). Подобные остатки должны быть

предварительно зарегистрированы бухгалтером при помощи подсистемы

бухгалтерского учета, объединенной с подсистемой управления финансами в

комплексную систему автоматизации.

[pic]

Схема 3 поясняет, что кроется за словами комплексная система автоматизации,

и каким образом данные одной ее подсистемы могут быть доступны в другой

подсистеме.

[pic]

Схема 3 Комплексная система автоматизации управления

Рабочие места бухгалтеров и финансистов изображены в верхней части рисунка

отнюдь не потому, что они "самые важные", – просто в данном контексте мы

обсуждаем взаимодействие именно бухгалтерии и финансовой службы. Чтобы

размерами этой картинки не отпугнуть от идеи единого комплекса малый

бизнес, представим схему взаимодействия всего лишь двух совершенно

автономных (и, возможно, удаленных друг от друга территориально)

компьютеров (схема 4).

[pic]

Схема 4 Система автоматизации управления:

одна из минимальных конфигураций

[pic]

Вернемся к формам планов. Там еще имеются различные надписи, линии и прочие

оформительские элементы. Они также вводятся и хранятся в описании формы

плана. Таким образом, это описание содержит всю информацию о правилах

(алгоритмах) и "дизайне" формы плана. Эти формы могут иметь самый

разнообразный вид и содержание, поэтому о них говорят как об универсальных.

|Основные понятия |

|Финансовый показатель отражает в системе автоматизации планируемое или |

|фактическое событие финансово-хозяйственной деятельности предприятия. |

|Форма плана – это таблица, в ячейках которой отображаются числовые |

|значения и текстовая информация. |

|Описание формы плана – совокупность правил формирования содержания ячеек|

|формы (в частности, по финансовым показателям) и внешнего вида |

|("дизайна") формы. |

Приведем последовательность действий в рамках простейшей схемы

взаимодействия финансовых показателей и форм планов:

1. На подготовительном этапе формируется описание формы плана. Это не

сложная работа, но ее лучше поручить более опытному пользователю.

2. Плановые финансовые показатели регистрируются до начала планируемого

периода, а фактические – постоянно на периоде, по мере совершения

актов финансово-хозяйственной деятельности. Пока мы говорим только о

ручной регистрации, но, разумеется, имеются и автоматизированные

возможности.

3. В любой момент менеджер может вывести форму плана, содержание которой

соответствует текущему состоянию регистра финансовых показателей и

данных бухгалтерского учета. Это делается буквально "нажатием одной

кнопки". И тогда на экране монитора появится изображение таблицы.

4. Пора, наконец, показать, как выглядит форма плана, например, в системе

ПАРУС (схема 5). Приведем сразу три формы: для бюджета движения

средств, налогового плана и бюджета движения запасов.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8