Автоматизация системы бюджетирования финансовой службы

Удобства в работе с системой

. Лимиты, защищенные статьи. Штатные режимы системы обеспечивают

возможность установки ограничений на плановые показатели перед началом

планирования в подразделениях. Руководители могут задавать лимиты на

значения бюджетных статей подразделений, выше которых планировщики не

смогут задавать показатели. Также руководители могут защищать от

корректировки значения статьи.

. Утверждение статей и планов. После согласования любую статью бюджетного

плана можно утвердить, после чего она будет заблокирована от изменений.

Также можно утвердить целый бюджетный план, после чего будет запрещена

корректировка всех его статей.

. Примечания к статье. Для каждой статьи бюджетного плана можно писать

примечание. В виде примечаний может быть организовано обсуждение и

согласование устанавливаемых плановых значений участниками бюджетного

процесса.

. Визуализация расхождений. Разделы бюджетного плана, в которых выявлено

расхождение плана и факта помечаются красным цветом.

. Контроль ошибок. В системе операции по загрузке данных и все расчеты,

выполняемые на этапе бюджетирования, протоколируются. Информация о

текущем процессе загрузки\расчета и его результатах приводится в

специальных журналах.

. Версионность планов. В системе по каждой статье плана хранится история

изменения ее состояний - даты открытия и закрытия статьи в плане и

история установки значений статьи. Наличие этих данных позволяет

контролировать изменение состояния бюджетного плана.

. Возможность одновременного планирования в произвольных временных

периодах. В рамках одного плана можно задавать показатели за год,

квартал, месяц, день.

. Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и

факта (исполнения) бюджета. В системе плановые и фактические значения

статей устанавливаются в рамках единого бюджетного плана, поэтому состав

бюджетных статей для плана и факта всегда согласован. Можно изменять

состав статей не утвержденного бюджетного плана.

. Средства анализа бюджета. Система предлагает широкий спектр инструментов

контроля и анализа бюджетов, с помощью которых можно своевременно выявить

расхождения фактов с планом, проанализировать финансовый результат,

выявить перспективные бизнес-направления, эффективно работающие

подразделения, области избыточного расхода и др. Среди них:

. Интерфейс контроля исполнения бюджета, в котором можно получить

информацию об исполнении бюджета в абсолютном и процентном выражении,

пояснения об исполнении плана по бюджетным статьям и др. информацию.

. Генератор отчетов, встроенный во все интерфейсы для работы с данными

Хранилища. Чтобы получить отчет достаточно сделать нужную выборку

данных и нажать кнопку запуска генератора.

. Кластерный анализ, позволяющий объединять статьи в группы (кластеры) по

заданным признакам, сравнивать группы, выявлять среди них наиболее и

наименее доходные\расходные.

. Факторный анализ для выявления обстоятельств (факторов), повлиявших на

значение статьи бюджета. С помощью него можно проводить анализ долей

доходов от различных видов деятельности в общей сумме доходов

подразделения, анализ долей подразделений в статье бюджета и т.п.

. OLAP-анализ. С помощью OLAP-клиента Контур Стандарт можно выполнять

динамический анализ данных Хранилища, генерировать "на лету"

произвольные отчеты. В составе OLAP-клиента предлагается набор готовых

форм динамических отчетов для получения и анализа финансовых планов по

бизнес-направлениям и подразделениям, сметы капитальных вложений,

структуры доходов и расходов по сотрудникам и др.

Секретность и безопасность данных

. Типы пользователей и права доступа.

Система обладает гибким механизмом настройки прав пользователей. Права

участников бюджетного процесса на выполнение операций и доступ к данным

регламентируются следующим образом:

. Пользователи включаются в группы (количество групп не ограничено). Для

группы устанавливается состав доступных модулей и функций системы, а

также состав операций над данными, которые пользователи группы могут

выполнять.

. Для каждой группы определяется меню программы, в котором настраивается

вызов только необходимых интерфейсов и процедур для выполнения

должностных обязанностей пользователей.

В системе предопределены следующие группы пользователей:

. Бюджетник - имеет права на работу во всех интерфейсах для ведения

бюджета, выполнение расчетов бюджетных данных, ввод, просмотр,

корректировку и удаление бюджетных данных.

. Администратор - осуществляет настройку и мониторинг системы, определяет

права пользователей, администрирует Хранилище данных и др.

. Технолог - выполняет настройку системы на конкретную методологию и

особенности финансового и управленческого учета в организации

(определяет состав бюджетных планов, выполняет настройку аналитических

разрезов и др.).

. Аналитик - имеет право на работу в интерфейсах для просмотра и анализа

данных.

. Фиксация действий пользователей. В специальном журнале протоколируются

все действия пользователей системы.

Архитектура, платформа, средства интеграции

Архитектура

Система построена на базе Хранилища данных. Хранилище данных имеет

реляционную (relational) архитектуру со схемой "снежинка" (ROLAP).

Архитектуру Хранилища данных можно сделать гибридной (HOLAP), используя

многомерные БД в качестве витрин данных, в которые будет импортироваться

информация из Хранилища.

Структура Хранилища данных настроена на хранение бюджетных данных

(бюджетных планов), данных бухгалтерского учета (лицевых и балансовых

счетов, документов), данных внесистемного учета (бюджетных документов и

др.).

Программно-аппаратная платформа

. Сервер: Требования к машине-серверу диктуются предполагаемым объемом

данных Хранилища.

. Клиентские ПК: Клиенты могут работать на ПК с процессором Pentium и ОЗУ

не менее 32 Mb. От мощности процессора и объема оперативной памяти

клиентской машины, зависит скорость аналитической обработки данных

Хранилища.

. Программное обеспечение: ОС MS Windows NT; дополнительное ПО: Internet

Explorer v. 5.0, MS Excel, MS Word.

Средства расширения функций системы

Система открыта для расширения и модернизации ее функциональных

возможностей. Разработчику новых приложений предлагаются:

. Win API, Web API, Mail API - интерфейсы доступа к данным Хранилища.

Используя API системы, можно создавать приложения к системе на любых

языках программирования: Delphi, Си++ и др.

. Открытая библиотека прикладных классов системы и хранимые процедуры SQL

для манипулирования данными Хранилища: выборки, ввода, изменения,

удаления и др. операций с данными.

. Встроенный интерпретатор языка Python и функции вызова интерпретатора

языка Visual Basic Script для реализации алгоритмов расчетов.

. Редактор макропрограмм для написания программного кода на языках Python и

VB Script.

Средства интеграции с другими средствами автоматизации

. Данные можно импортировать в офисные приложения Exсel, Word, Outlook

. Обмен данными между Хранилищем и внешними автоматизированными системами

организуется с помощью XML-файлов.

Comshare MPC

Компания Comshare существует на рынке около 35 лет и в настоящее время

имеет представительства в более чем 35 странах мира.

Comshare MPC относится к классу систем корпоративного бизнес-планирования

(MPC - Management Planning and Control). Система представляет собой

комплексное решение, интегрирующее процессы планирования, учета

фактического исполнения, финансовой консолидации, управленческого анализа и

отчетности, а также имеет отдельный модуль планирования заработной платы и

основных средств.

На сегодняшний день Comshare MPC является, пожалуй, одной из наиболее

функциональных и технологически проработанных систем бюджетирования.

Система подходит как для небольших организаций, так и для крупных

корпораций, имеющих разветвленную сеть филиалов и дочерних предприятий.

Состав и свойства информационных объектов

Измерения бюджетных планов статей

В системе для детализации бюджета предлагаются фиксированные измерения

статей, такие как период времени, подразделение и т.д., также можно создать

произвольное количество дополнительных аналитических разрезов, например,

продукт, клиент, сегмент рынка и т.д. Значения измерений могут быть описаны

в виде "плоских" или иерархических справочников.

Основные измерения, необходимые для ведения бюджета реализованы следующим

образом:

. Организационно-штатная и финансовая структура.

Поддерживается как стандартное измерение бюджетных статей, которое

позволяет описать иерархию центров ответственности и пунктов

консолидации.

Имеется возможность создать нескольких альтернативных организационных

структур.

. Валюты, курсы.

Валюты являются стандартным измерением бюджетных статей. В системе

заложен достаточно мощный механизм работы с курсами валют. Для каждой

валюты может быть задано несколько различных курсов, например,

фактический курс, оптимистический, курс, заложенный в бюджет и т.д.

Для каждой бюджетной статьи можно выбрать один из предопределенных

алгоритмов пересчета значений при консолидации - курс на начало периода,

курс на отчетную дату, средний курс и отсутствие курса.

Также можно установить требуемую точность пересчета валют по курсам.

. Продукты, услуги, материальные ценности.

Поддерживаются. Могут быть представлены как отдельные измерения бюджетных

статей.

. Клиенты, потребители и поставщики.

Поддерживаются. Также могут быть представлены как отдельные измерения

бюджетных статей.

Бюджетные планы статей

В системе нет понятия "бюджетный план". Вместо этого статьи бюджета

объединяются в группы, причем каждая статья может быть включена

одновременно в несколько групп. Для каждой группы статей определяется: кто

ответственен за ее заполнение, на какой интервал времени рассчитано

заполнение значений по статьям данной группы (месяц, квартал и т.д), в

каких аналитических разрезах (с каким уровнем детализации) собирается по

ней информация.

Заполнение группы статей может быть закреплено за каким-то одним конкретным

подразделением.

Кроме того, система позволяет хранить неограниченное количество различных

версий бюджета, например, рабочую версию бюджета, стратегические цели

компании, прогнозные данные, фактические данные о выполнении плана,

окончательную версию бюджета. Версии бюджета являются стандартным

измерением бюджетных статей.

Основные свойства бюджетных статей:

. Хранение значений во временных периодах.

Периоды планирования являются стандартным измерением бюджетных статей.

В системе могут быть определены различные периоды планирования сроком не

более одного года (неделя, месяц, квартал и т.д.).

Кроме того, имеется возможность установить периоды времени, за которые

будут рассчитываться консолидированные значения.

. Иерархии статей бюджета нет. Статьи бюджета представляют собой плоский

список.

. Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение.

Встроенных типов данных "плановое значение", "фактическое значение" и

"отклонение" в системе нет.

План, факт и отклонение представляются как различные версии бюджета. При

этом, расчет отклонения может быть настроен с помощью формул.

. Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном

измерении.

Ограниченная. В разных валютах можно учитывать только консолидированные

значения по бюджетным статьям. Исходные значения для каждого

подразделения могут вводится только в одной предопределенной валюте.

. Дополнительная аналитика статей допускается.

. Проводки по бюджетным статьям. Реализованы частично, только как

корректирующие проводки между различными статьями бюджета. Проводок по

бюджетным статьям, связывающих их с первичными документами, нет.

Первичная информация

В системе не хранятся первичные данные (платежные поручения, мемориальные

ордера, бюджетные документы, заявки и т.д.), которые могут быть

использованы для расчета значений бюджетных статей. В качестве первичной

информации представляются только данные по плановым расходам на зарплату

сотрудников и амортизационным начислениям, причем в рамках отдельного

модуля.

Система имеет механизмы поддержки финансовой логики. Например, каждая

статья бюджета может быть одного из двух типов - статья Баланса и статья

Отчета о прибылях и убытках. Это влияет на алгоритм расчета значений по

ней.

Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования

Для реализации алгоритмов расчета значений бюджетных статей в системе

предлагается язык формул.

Формулы могут содержать арифметические действия, условные операторы и

встроенные функции. В системе выделяются следующие виды формул:

. итоговая сумма - содержит сумму значений одной или нескольких строк с

использованием механизмов Excel;

. остаток на начало периода - используется для переноса значения конечного

сальдо предыдущего периода на начало следующего периода;

. распределения - позволяет распределять итоговые суммы между

подразделениями компании с учетом процентной доли, равномерно и по

заданному коэффициенту;

. курсовая разница - содержат автоматически вычисляемую разницу между

статьями бюджета для того, чтобы сошелся баланс.

Кроме того, значения по статьям могут вводиться вручную как в денежном, так

и в натуральном выражении; одна статья бюджета может ссылаться на другую,

рассчитываться с помощью неких коэффициентов (например, курсов валют). Для

каждой статьи бюджета можно указать точность задания значений, количество

знаков после запятой.

Алгоритмы расчета, которые обеспечивает система на этапах бюджетирования:

Алгоритмы планирования

. Расчет значений статей по временному горизонту планирования. Реализуется

с помощью формул. Требует предварительной настройки.

. Расчет значений статей по ЦФО. Реализуется с помощью формул. Требует

предварительной настройки.

. Применение статистических методов расчета. Реализуется с помощью формул.

Требует предварительной настройки.

. Расчет значений статей на основании значений других статей. Реализуется с

помощью формул.

. Расчет значений статей по бюджетным документам и другой первичной

информации. Реализовано только для планирования заработной платы и

основных средств.

. Обеспечение процесса планирования "от достигнутого". Реализуется с

помощью формул.

. Моделирование "что если". Реализуется с помощью формул.

. Реализация технологии "скользящего бюджета". В системе есть функция

определения периода по смещению (к примеру, июль + 6 месяцев). Кроме

того, существует возможность переносить итоги по предыдущему периоду на

следующий плановый период.

Алгоритмы учета исполнения бюджета

. Учет факта на основании данных бухучета. Автоматизированный учет факта

является непростой задачей, поскольку все исходные данные находятся во

внешних системах.

. Расчет значений статей по данным внесистемного учета. Выполняется только

с применением внешних по отношению к системе средств.

Агрегация и консолидация бюджетных данных

. Агрегация.

Агрегация может производиться во всех аналитических разрезах в режиме

реального времени. Все вычисления выполняются на сервере.

. Консолидация.

В системе реализованы различные алгоритмы консолидации. По умолчанию

данные на более высоком уровне рассчитываются путем суммирования данных

нижних уровней.

В системе можно задать, какая часть введенных значений не подлежит

консолидации. На основе этого, реализована функция отключения

внутрикорпоративных оборотов. Кроме того, можно настроить, по каким

измерениям будет выполняться консолидация.

В процессе консолидации ведется "аудиторский протокол", который позволяет

выполнить обратный анализ данных сводного баланса. При этом есть

возможность выполнения ручных корректировок с сохранением аудиторского

следа.

Помимо обычной консолидации, существует возможность проведения так

называемой "точечной" консолидации (Point Consolidation), при которой для

ускорения процесса данные самого нижнего уровня иерархии суммируются, минуя

промежуточные уровни.

Аллокации и трансферты

. Использование шаблонов при разноске значений статей. Реализуется с

помощью формул.

. Использование нормативов и дополнительных справочников, в которых

задаются параметры расчета. Для ввода нормативов и других параметров

могут быть созданы дополнительные группы бюджетных статей.

. Использование языка формул. Язык формул - неотъемлемая составляющая

работы с системой.

. Скриптовый язык. Отсутствует

Алгоритмы расчета финансовых результатов

Система имеет механизмы поддержки финансовой логики (дебет/кредит,

актив/пассив и т.д.).

Например, можно рассчитать исходящий остаток по балансовому счету за период

как сумму его входящего остатка и оборотов, определяемых как значение по

некоторой статье.

Система может автоматически выполнять перекрестную проверку значений

указанных статей.

Организация работы пользователей с системой

Автоматизация коллективной работы с бюджетом

Многопользовательская работа в едином информационном пространстве - это

один из ключевых элементов концепции системы Comshare MPC.

Все пользователи в режиме реального времени работают в единой базе данных.

Пользователи могут получить доступ к системе либо с помощью web-браузера,

либо через специально разработанные клиентские интерфейсы. При этом им

предоставляется ряд стандартных функций:

. Ввести данные. При этом, пользователь может сохранять данные на сервере,

но не представлять их при этом для консолидации. Это используется для

хранения различных сценариев.

. Выполнить проверку достоверности данных и просмотреть обнаруженные в

данных отклонения.

. Выполнить контроль версий, например, осуществить перенос введенных данных

в другую версию бюджета

В процессе планирования руководитель видит кто, когда и какие ввел

значения, и имеет возможность вмешаться в этот процесс, самостоятельно

снабжая те или иные данные пояснениями, пополняя план новыми показателями

или не принимая очередной версии, если она приводит на верхнем уровне

бюджета к неблагоприятной финансовой картине. Количество подобных уровней

согласования бюджетов неограниченно.

Организация взаимодействия с удаленными филиалами

Поскольку все модули системы имеют Web-интерфейс, то нет жестких требований

к наличию выделенных каналов связи, и не требуется устанавливать

дополнительного программного обеспечения на компьютере пользователя.

Построение отчетов выполняется также с помощью Интернет.

Удобства в работе с системой

. Лимиты, защищенные статьи. Возможна эмуляция этой технологии посредством

создания дополнительных версий бюджета и распределения прав доступа на

просмотр и запрет редактирования.

. Утверждение статей и планов. С помощью функции focus range в системе

существует возможность установить так называемые заблокированные области,

которые определяются для каждой версии бюджета и периода времени.

Благодаря этому предотвращается изменение данных бюджетов за этот период

и изменение импортированных данных. Отдельно выбранную статью утвердить и

заблокировать от изменений нельзя.

. Примечания к статье. Пользователь имеет возможность присоединить текст к

значению любого показателя в качестве пояснения. Эти записки хранятся в

централизованной базе данных, при этом ячейка с присоединенной к ней

запиской помечается красным индикатором.

. Визуализация расхождений. В системе поставляются отчеты, показывающие

отклонение.

. Контроль ошибок. В системе для этого есть стандартный отчет. Специальные

агенты проверяют базу данных на наличие отклонений и исключительных

ситуаций, которые сообщаются пользователю лишь в случае их возникновения.

В этом случае, пользователь перенаправляется к тем данным, где возникла

рассматриваемая ситуация. Кроме того, ему предоставляется возможность

провести детализацию отклонения для того, чтобы выяснить проблему.

. Версионность планов. Контролируется. Есть возможность установить дату, с

которой начинает действовать та или иная версия бюджета.

. Возможность одновременного планирования в произвольных временных

периодах. Предусмотрен способ привязки различных данных к определенным

временным отрезкам. Например, одни показатели могут планироваться и

учитываться помесячно, а другие - поквартально.

. Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и

факта (исполнения) бюджета.

Можно непосредственно в процессе планирования пополнять бюджет новыми

показателями.

. Средства анализа бюджета.

Система поддерживает различные форматы и методы представления и анализа

данных.

Во-первых, это разработка и предоставление по электронной почте

стандартных отчетов, готовых к распечатке. При этом могут быть заданы

графики их предоставления и способы доставки без вмешательства конечных

пользователей.

Во-вторых, это подготовка отчетов пользователями "на лету" с помощью

встроенной в систему OLAP-компоненты. OLAP-отчеты имеют устойчивую связь

с базой данных. С их помощью пользователь может смотреть агрегированные

данные в различных разрезах, выполнять детализацию данных до уровня

транзакций, включать в отчеты собственные вычисления с помощью

встроенного калькулятора. Все вычисления выполняются на сервере.

Возможности представления данных могут быть расширены путем включения в

отчеты различных диаграмм, карт, дополнительных расчетных показателей, а

также при помощи сортировки и цветового кодирования отклонений. Эти

элементы отчетов также будут связаны с соответствующими показателями в

базе данных.

Отчеты и результаты анализа связаны не только с данными, но и с описанием

структуры базы данных. В частности, формы отчетов автоматически

модифицируются в соответствии со структурными изменениями.

Секретность и безопасность данных.

. Типы пользователей и права доступа.

Права пользователей в системе настраиваются в зависимости от их роли в

процессе бюджетирования, а также от права доступа к той или иной

структурной единице.

В системе выделяются следующие группы пользователей:

. Составитель бюджета - пользователь, который имеет право только вводить

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8