Автоматизация системы бюджетирования финансовой службы

и заключается в суммировании значений ячеек многомерной таблицы D-cube.

Может быть задан один из нескольких простых алгоритмов агрегации - сумма,

средневзвешенная и т.д.

. Консолидация. Консолидация также выполняется автоматически на компьютере

пользователя. При этом отсутствует консолидация отдельных бюджетов на

уровне приложения в целом.

Аллокации и трансферты

. Использование шаблонов при разноске значений статей. Не представлено.

. Использование нормативов и дополнительных справочников. Возможно. Для

ввода нормативов и баз распределения могут быть созданы дополнительные

многомерные таблицы D-cube.

. Использование языка формул. Это один из основных инструментов работы с

системой.

. Скриптовый язык. Отсутствует.

Алгоритмы расчета финансовых результатов

Могут быть реализованы с помощью базовых механизмов системы, но потребуют

дополнительной настройки.

Декларируется, что в системе есть большое количество специфических

встроенных функций, предназначенных для финансового планирования. Но, что

конкретно они собой представляют, выяснить не удалось.

Организация работы пользователей с системой

Автоматизация коллективной работы с бюджетом

Организация коллективного планирования бюджета является, пожалуй, самой

сильной стороной системы.

Система построена по традиционной технологии "клиент-сервер" - все

пользователи в режиме реального времени работают в единой базе данных.

Прогнозирование на уровне подразделений выполняется посредством специальных

Web-шаблонов. Шаблоны можно настраивать, трансформируя столбцы и строки,

выводя на экран или скрывая пустые и заполненные нулями поля.

После того, как пользователь ввел в систему всю необходимую информацию, ее

можно сохранить в системе или передать на рассмотрение и утверждение

менеджеру следующего уровня. Сохраненные данные отмечаются флажком "work in

process" и остаются доступными для последующего редактирования. Переданным

на рассмотрение данным присваивается флажок "locked", они доступны только

для просмотра.

Менеджеры высшего уровня могут просмотреть статус всех шаблонов, за которые

они непосредственно несут ответственность, увидеть детальную информацию по

каждому изменению в отдельности и по всем изменениями в целом. После этого

менеджеры высшего уровня могут принять их, либо попросить внести

дополнительные изменения, либо самостоятельно исправить значения. В случае

внесения дополнительных изменений менеджер получает сообщение по

электронной почте о том, что ему нужно предупредить нижестоящих

пользователей о необходимости внесения изменений, при этом статус

изменяется с "locked" на "work in progress". В случае утверждения шаблона

вышестоящим менеджером, он становится доступным для менеджера следующего

уровня.

Организация взаимодействия с удаленными филиалами

Поскольку шаблоны для планирования представляют собой Web-интерфейсы, то

они не требуют выделенных каналов связи, инсталляции клиентской части и

специального обучения удаленных пользователей. Построение отчетов

выполняется также с помощью Интернет.

Следует отметить, что модуль Analyst имеет обычный Windows, а не Web-

интерфейс, и поэтому не может быть использован удаленно.

Есть возможность независимой работы пользователей. В случае необходимости

можно один раз загрузить нужные данные с сервера, а затем работать с ними

на своей рабочей станции.

Удобства в работе с системой

. Лимиты, защищенные статьи. В явном виде не реализовано. Возможна эмуляция

этой технологии посредством выдачи прав доступа (на просмотр и запрет

редактирования)

. Утверждение статей и планов. Возможно утверждение всего шаблона целиком.

Утвердить отдельно взятую статью нельзя.

. Примечания к статье. Не реализовано. Процедура обсуждения значений статей

может быть реализована посредством обмена между участниками бюджетного

процесса сообщениями по электронной почте. Для хранения переписки

используются стандартные средства электронной почты.

. Визуализация расхождений. Требует дополнительной настройки. Если

настроено соответствующее измерение в таблице D-Cube, то можно на одном

экране увидеть план, факт и отклонение.

. Контроль ошибок. Формулы в системе хранятся как отдельные сущности

отдельно от ячеек, поэтому исключена возможность в процессе работы

"испортить" формулы. Есть возможность выявлять незаполненные ячейки.

. Версионность планов. Не контролируется.

. Возможность одновременного планирования в произвольных временных

периодах. Есть. Для каждой таблицы D-Сube можно создать измерение

"периоды бюджетирования" и в нем описать такие периоды бюджетирования,

какие требуются для данного бюджетного плана.

. Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и

факта (исполнения) бюджета. Реализована. Можно в процессе работы изменять

состав статей и содержимое справочников по каждому измерению таблицы D-

Сube

. Средства анализа бюджета. В системе существуют достаточно мощные средства

OLAP-анализа. Например, имеется функция детализации (drill down), с

помощью которой можно, стоя на конкретной ячейке, посмотреть исходные

данные, на основе которых она была посчитана.

Секретность и безопасность данных

. Типы пользователей и права доступа. Можно выделить такие группы

пользователей, как:

. "Аналитик", который занимается моделированием и бюджетным

планированием.

. "Менеджер", просматривающий бюджеты своих подчиненных и утверждающий

их.

. "Исполнитель", собственно выполняющий ввод бюджетных значений.

Пользователям разрешено работать только с шаблонами, относящимися к их

подразделению, и вводить данные только в шаблоны, авторизированные для

ввода.

Разграничение прав доступа к данным может выполняться на уровне

подразделений, групп пользователей или индивидуально.

Не очень удобно то, что для каждого модуля системы существует свой

отдельный интерфейс администрирования.

. Фиксация действий пользователей. Обеспечивается средствами СУБД и

Интернет-сервера.

Архитектура, платформа, средства интеграции

Архитектура

Adaytum e.Planning имеет реляционную базу данных, эмулирующую многомерные

таблицы. Собственного хранилища данных нет.

Система четко делится на три функциональных модуля:

. e.Planning Analyst - обеспечивает настройку структуры бюджетных планов,

создание математических и логических связей между статьями бюджета,

динамическое моделирование и бизнес-планирование с возможностью

сценарного анализа, просмотр и консолидацию результатов прогнозирования и

учета фактических результатов деятельности в различных аналитических

разрезах.

. e.Planning Contributor - позволяет на основе специализированных Интернет-

шаблонов создавать рабочие места конечных пользователей с целью сбора

бюджетных данных, согласования и утверждения плановых заданий и

отслеживания исполнения бюджета.

. e.Planning Reporter - предоставляет пользователям возможности OLAP-

анализа бюджетной информации, формирования собственных отчетов и

публикации их через Интернет. Фактически представляет собой хорошо

известный продукт Business Objects.

Программно-аппаратная платформа

. Серверная часть:

Одно- или двухпроцессорный компьютер класса Pentium III.

Операционная система - Windows NT Server 4. Обязательна установка 3-го ,

4-го и 5-го Service pack.

Объем памяти - 256 MB и 1 GB

СУБД - Microsoft SQL Server 7.0 или Oracle 8i.

Microsoft Internet Information Server

. Клиентская часть:

Компьютер класса Pentium с ОС Windows 95, 98, 2000 или NT 4.

128 MB RAM для Analyst (рекомендуется.256 MB для больших вычислений)

Internet Explorer 4 (Service Pack 2) или 5.

Связь с локальной сетью или доступ к Интернет

Средства расширения функций системы

. Генераторы отчетов. В качестве генератора отчетов применяется Business

Object, соответственно доступны все его возможности по настройке

источников данных и генерации отчетов.

. Язык формул, скриптовый язык. Язык формул существует и является одним из

основных инструментов системы. Скриптовый язык отсутствует.

. Открытый API для программиста. Система предоставляет API для доступа к

данным.

Средства интеграции с другими средствами автоматизации предприятия

. Интеграция с другими системами. В системе существуют специальные объекты

D-Link, предназначенные для ввода данных из внешних источников.

Источниками данных могут быть текстовые ASCII-файлы, а также другие базы

данных, имеющие ODBC-драйверы.

Система не обеспечивает автоматический контроль соответствия значений в

таблице D-Cube и первичных данных во внешних источниках.

. Интеграция с офисными приложениями. С системой поставляется Add-in для MS

Excel.

. Применение XML для интеграции с другими системами. Отсутствует. XML

применяется для взаимодействия удаленных Web-клиентов с центральной базой

данных.

Бюджетное управление для 1С: Предприятие

Система разработана консалтинговой компанией, являющейся автором методики

бюджетирования "Пять шагов". Поэтому система является в большей степени

воплощением этой методики, а не универсальным инструментом для построения

систем бюджетирования с применением иных методик. Присутствуют два больших

технологических блока: управление закупками, складом, сбытом, минимизация

прямых затрат и управление финансами - доходы-расходы, движение денежных

средств и т.д.

Систему отличает ориентация на работу совместно с программным продуктом

"1С:Предприятие". Многие функции, такие как ведение каталогов,

документооборот, организация интерфейсов - являются удачными настройками

системы "1С:Предприятие".

Состав и свойства информационных объектов

Измерения бюджетных планов статей

В системе предусмотрены измерения статей - ЦФО, товар, контрагент (клиент,

поставщик):

. Организационно-штатная и финансовая структура. В системе применяется

иерархическая структура ЦФО, обеспеченная средствами 1С. Типы ЦФО - Центр

затрат, Центр доходов, Центр прибыли, Центр инвестиций. Для ЦФО

назначается руководитель и исполнитель.

. Валюты, курсы. Ведется справочник валют и курсов. При бюджетировании

используются 2 валюты - базовая и вторая валюта планирования.

. Продукты, услуги, материальные ценности. Ведение иерархических каталогов

товаров, материальных ценностей обеспечивается в масштабе возможностей

системы "1С: Предприятие".

. Клиенты, потребители и поставщики. Ведение иерархических каталогов

контрагентов в масштабе возможностей "1С:Предприятие".

Бюджетные планы статей

В системе представлены следующие бюджетные планы:

. Бюджет продаж,

. Бюджет закупок,

. Бюджет прямых расходов,

. Бюджет операционной деятельности,

. Бюджет косвенных расходов,

. Бюджет задолженности,

. Бюджет доходов и расходов (БДР),

. Бюджет движения денежных средств (БДДС),

. Бюджет по балансу,

. Платежный календарь.

Система предусматривает взаимосвязи бюджетов и логику их использования в

строгом соответствии с методикой "Пять шагов".

Основные свойства статей бюджетных планов:

. Хранение значений во временных периодах. Планирование и учет ведется по

месяцам на квартал. Границы периода планирования устанавливаются для вида

бюджета и вида сценария.

. Иерархия статей бюджета - соответствует возможностям синтетического учета

"1С:Предприятие".

. Собственное и консолидированное состояние, план, факт, отклонение.

Собственное состояние есть только у бюджетов нижнего уровня. Выше -

только консолидированные состояния. Отклонение присутствует в анализе

плана и факта.

. Возможность учета значений статьи в разных валютах и натуральном

измерении. Присутствует.

. Дополнительная аналитика статей. Можно настроить дополнительные

аналитические признаки на статьи.

. Проводки по бюджетным статьям. В системе это скрыто. О внутренней природе

установки значений по бюджетным статьям можно судить, основываясь на

понимании архитектуры "1С:Предприятие".

Первичная информация

. Бюджетные строки и бюджетные документы. Планирование ведется на основе

операций, документов и отчетов. Возможен ввод первичных документов, в том

числе заявок. Развитая система управленческого документооборота (ввод,

проверка, корректировка, утверждение, маршрутизация и т.д.) - все как в

"1С:Предприятие".

. Объекты поддержки финансовой логики. В полной мере используются данные

системы "1С:Предприятие". Если в организации задействованы модули

"1С:Предприятие" для ведения бухгалтерского учета, склада, расчета

зарплаты и т.д. - то все эти данные автоматически становятся доступны в

системе.

Функциональность и алгоритмы системы бюджетирования

Алгоритмы планирования

. Расчет значений статей по временному горизонту планирования. В основном

применяется расчет статей на основании первичной информации и посредством

ручного ввода. Специализированные алгоритмы увязки временных горизонтов

не обнаружены.

. Расчет значений статей по ЦФО. Алгоритмы настраиваются при описании

планов статей.

. Применение статистических методов расчета. Учитываются среднедневные

объемы продаж, ограничения по объему партий, сезонные изменения цен

продаж и закупок, прямые расходы на продажу и закупку и т.д. в

соответствии с методикой "Пять шагов".

. Расчет значений статей на основании значений других статей. Алгоритмы

настраиваются при описании планов статей.

. Расчет значений статей по бюджетным документам и другой первичной

информации. В полной мере возможно с применением штатных средств "1С:

Предприятие".

. Обеспечение процесса планирования "от достигнутого". Можно скопировать

значения статей из предыдущего периода планирования.

. Моделирование "что если". Декларировано, но как действует - определить не

удалось.

Алгоритмы учета исполнения бюджета

. Учет факта на основании данных бухучета. Используются данные бухучета

системы "1С: Предприятие".

. Расчет значений статей по данным внесистемного учета. Используются данные

внесистемного учета системы "1С:Предприятие".

Агрегация, консолидация бюджетных данных

. Агрегация. Данные агрегируются автоматически при выполнении функции

"сохранить в БД".

. Консолидация. Данные консолидируются автоматически при выполнении функции

"сохранить в БД". Однако, если необходимо выполнить консолидацию

бюджетов, расположенных в разных базах данных, то это выливается в

отдельный процесс. Об этом - ниже, в пункте "организация работы с

удаленными филиалами".

Аллокации и трансферты

. Использование шаблонов при разноске значений статей. Не представлено.

. Использование нормативов и дополнительных справочников. Используются

штатные и дополнительные справочники "1С:Предприятие".

. Использование языка формул. Скрыто в настройках системы.

. Скриптовый язык. Скрыто в настройках системы.

Алгоритмы расчета финансовых результатов

В системе хорошо проработан анализ структуры затрат, расчет безубыточности,

себестоимости, маржи, рентабельности. Это обеспечивается построением дерева

расчета взаимосвязанных финансовых показателей.

Организация работы пользователей с системой

Автоматизация коллективной работы с бюджетом

В рамках возможностей "1С:Предприятие" очень удобно организована работа

пользователей с единой базой данных. Помимо работы пользователей со

статьями предусмотрен управленческий документооборот, применение которого

позволяет автоматически изменять состояние статей.

Организация взаимодействия с удаленными филиалами

Технология применения системы "1С:Предприятие" подразумевает возможность

ведения отдельной БД для филиала. Для консолидации данных их БД филиалов

применяется отдельная технология консолидации. Это свойство системы

"1С:Предприятие", а не системы бюджетирования. Особенность консолидации

заключается в том, что структуры справочников баз данных должны быть

идентичны. Сложности, возникающие в связи с этим подходом аналогичны

системам с файловой организацией.

Удобства в работе с системой

. Утверждение статей и планов. План утверждается финансовым директором и

закрывается для изменений одновременно для всех ЦФО.

. Примечания к статье. Реализовано в виде отправки и получения сообщений и

документов между участниками бюджетного процесса.

. Визуализация расхождений. Предлагается анализ "план-факт" БДДС, БДР по

ЦФО с углублением до первичных документов.

. Контроль ошибок. Проверка корректности планов с учетом ограничения сбыта,

снабжения и остатка товаров. Помимо них есть функции оптимизации планов.

. Версионность планов. Реализовано в виде сценариев бюджета.

. Возможность одновременного планирования в произвольных временных

периодах. Нет.

. Возможность изменять состав и структуру статей одновременно для плана и

факта (исполнения) бюджета. Возможно в пределах одной базы данных.

. Средства анализа бюджета. Предусмотрен сравнительный анализ по ЦФО,

бизнесам, временным периодам, ABC-анализ. Для многомерного анализа

применяется другой продукт - "Гипер Куб". Его возможности по составу

данных и функциональности ограничены возможностями Pivot Table, входящей

в состав MS Excel.

Секретность и безопасность данных

. Типы пользователей и права доступа. Разграничение доступа к статьям на

уровне ЦФО. Права доступа сгруппированы в роли. В поставке системы

содержится некоторый набор ролей, например, таких как "ответственный

распорядитель".

. Фиксация действий пользователей. Реализована средствами системы

"1С:Предприятие".

Архитектура, платформа, средства интеграции

Проще говорить об архитектуре, платформе и средствах интеграции системы

"1С:Предприятие", чем системы "Бюджетное управление", поскольку последняя

является конфигурацией первой. Поэтому в отличие от остальных систем

бюджетирования, этот раздел не будет подробно рассматриваться.

Единственное, на что стоит обратить внимание - это генератор отчетов.

Модуль "Репортер" предназначен для формирования любой управленческой

отчетности и произвольных выборок из различных баз данных (IB Database, MS

SQL Server, Oracle, Sybase, DB/2, Informix, Paradox, Dbase, Access, FoxPro,

а также из любых других, к которым есть ODBC-драйверы).

Заключение

Подводя итог обзора, можно сказать, что сегодня на рынке представлен

довольно широкий спектр систем бюджетирования, среди которых могут найти

подходящий по функциональности и цене программный продукт как небольшие

предприятия, так и многофилиальные компании и корпорации.

Свой выбор можно остановить на системах, обеспечивающих ведение бюджета в

едином информационном пространстве, сбор и консолидацию бюджетов,

поддерживающих финансовую логику и взаимосвязь данных бухгалтерского и

управленческого учета. Из программ данного класса в нашем обзоре были

рассмотрены система Контур Корпорация. Бюджет, построенная на базе

Хранилища данных, и система корпоративного бизнес-планирования Comshare

MPC. Или можно выбрать решение, которое пусть и не будет иметь всех функций

эталонной системы бюджетирования, но будет удобным и простым инструментом

для планирования показателей. Таким решением может стать система Adaytum

e.Planning или Hyperion Pillar. Или можно отдать предпочтение

специализированной системе, с конкретной методикой бюджетирования, такой

как Бюджетирование для 1С: Предприятие.

Надеемся, информация обзора поможет сделать правильный выбор.

Полезные ссылки и обзоры:

. Раздел на сайте "Корпоративные финансы", посвященный системам

бюджетирования.

. Рекомендации по выбору инструмента для реализации системы бюджетирования

Консультационной группы "Воронов и Максимов".

. Статья о проблемах выбора системы бюджетирования - в проекте "УПРАВЛЕНИЕ

3000".

Бюджетный автомат

[pic]

Если вы решитесь на автоматизацию системы бюджетирования компании, перед

вами сразу встанут вопросы: что выбрать, сколько платить, как внедрять.

Примеряйте!

О ЧЕМ РЕЧЬ

В “Капитале” на стр. 44, 45 мы рассказали о том, что такое внутрифирменное

бюджетирование, кому и зачем оно нужно, как организовать процесс

бюджетирования в компании. Когда предприятие велико, то систему бюджетов,

все эти большие объемы информации в виде баз данных, схем, таблиц,

первичных и итоговых документов трудно заставить работать на эффективность

компании, если бюджетирование не будет автоматизировано. То есть если вы не

обзаведетесь соответствующей компьютерной программой.

Как выбрать такую программу?

ЗАЧЕМ И КОМУ ЭТО НУЖНО

[pic]

Некорректно говорить о том, что нельзя организовать систему бюджетирования

на предприятии, используя только бумажные варианты форм, таблиц,

нормативов, баз данных и т.д. Собственно, так было построено планирование

на советских предприятиях еще десять лет назад. Этот вариант будет приемлем

и сегодня, но для небольших предприятий (с численностью персонала примерно

до 20 человек).

Но всякий “спец”, имеющий опыт “советского” планирования и учета, неизменно

приходит в дикий восторг, как только начинает пользоваться компьютером,

хотя бы программой MS Excel. Поэтому не только крупным, но и средним, и

мелким компаниям просто грех не воспользоваться преимуществами, которые

предоставляет автоматизация планирования и бюджетирования.

С помощью программных систем работа по бюджетированию выполняется гораздо

быстрее (человек — не машина). Кроме того, значительно уменьшается

количество ошибок (человеку свойственно ошибаться). Во многих случаях

исчезает необходимость обработки “вручную” большого количества данных.

Полученные результаты имеют аккуратный, удобный, структурированный вид (нет

необходимости изучать неразборчивый почерк какой-нибудь Авдотьи

Варфоломеевны). Не нужно много места (на полках) для хранения бумаг —

исходной и сводной информации. А если подсчитать экономию на стоимости

бумаги и оплате труда (нужно меньше работников), то в некоторых случаях

компьютерное бюджетирование может обойтись даже дешевле обычного.

И самое главное — без автоматизации невозможно ОПЕРАТИВНО контролировать и

корректировать процесс выполнения бюджетов, появляются богатейшие

возможности для всестороннего АНАЛИЗА деятельности компании и ее

подразделений.

ВИДЫ СИСТЕМ АВТОМАТИЗАЦИИ

[pic]

В соответствии с классификацией, любезно предоставленной БИЗНЕСу одной из

украинских консалтинговых компаний, существует несколько вариантов

автоматизации процесса бюджетирования.

Можно использовать так называемые локальные системы, которые решают

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8